ComprasMentor

Toda empresa define las reglas que van a regir su modo de operación. Las mismas están claramente definidas a fin de asegurar continuidad en los procesos y definir controles destinados a facilitar el proceso de toma de decisiones. En ese sentido compras no es la excepción. Por tal razón tiene dentro de la organización sus propias políticas y procedimientos. Los cuales están orientados a garantizar un proceso eficiente y que fluya.

¿Son necesarias las visitas a proveedores? ¿Es necesario conocer su proceso de manufactura? ¿Influye de alguna manera en la relación con el proveedor? ¿Tiene algún impacto en mi gestión? Podríamos generar muchas preguntas más alrededor de este tema. Y abrir contenidos distintos al contestar cada una de ellas. Para al final determinar que es crucial conocer nuestros proveedores, visitar sus operaciones y poner rostro a la voz. Definitivamente hay un impacto no solo para la empresa sino para nosotros como expertos de compras.

El uso de términos para definir el área de compras puede crear confusión respecto a su alcance. Las tendencias están asociadas en ocasiones solo a la palabra sin estar claros de su significado. Aún más en nuestro entorno poblado de anglicismos que utilizamos diariamente en la gestión laboral. Y aunque ambos términos pueden significar lo mismo, no deben intercambiarse. Esto así porque el alcance varía de un término a otro.

Los requisitos para ser un profesional de compras son muchos y muy variados. Los mismos van desde las habilidades que debemos tener, pasando por el conocimiento, hasta el estilo de trabajo. Y a nosotros nos toca aprender sobre la marcha, algunos con la ventaja de recibir un mínimo de formación y otros aprendiendo por el método tradicional de ensayo y error.

Los materiales indirectos son aquellos que se utilizan en el proceso de producción. Sin embargo, no son directamente rastreables en el producto final. Son considerados como parte de los gastos generales de administración y al igual que los materiales directos son parte de los gastos variables. Usualmente son pequeños, baratos y comprados en grandes cantidades.

Los materiales directos son aquellos que se utilizan para la manufactura de un producto y que tienen trazabilidad. La clasificación de los mismos incluye los materiales que están físicamente en el producto, tanto material directo como sub-ensambles. Representan aproximadamente un 50% del costo total de producción del producto. Y su manejo es crítico para asegurar el proceso productivo.

El concepto de manufactura esbelta (Lean Manufacturing) y sus beneficios, es ampliamente reconocido en los procesos de manufactura y en la cadena de abastecimiento. Este concepto también lo podemos aplicar a la Gestión de Compras. 

Podemos lograr que sus beneficios de reducción de costos y mejoras de tiempo se apliquen en nuestra gestión. Además de identificar los desperdicios en nuestro proceso, eso lo que compartiré contigo en este episodio.

La gestión de compras puede darse en distintos escenarios, uno nacional o local, y otro internacional. La división va a estar asociada al tamaño de la empresa. 

O en su defecto a la disposición de recursos en la estructura de compras. También dependerá del nivel del gasto y de exigencia sobre el perfil del comprador.

De igual forma, ambas gestiones tienen sus ventajas y desventajas. En este episodio te comparto solo algunas.

La tecnología es parte de nuestro día a día. Es el medio a través del cual, no sólo se logra hacer más eficientes los procesos internos de la empresa. Sino, que además nos permite crear oportunidades de negocios. El concepto e-Procurement engloba todas las soluciones de abastecimiento basadas en Internet.

¿Por qué es importante tener clara la especificación del material? La definición apropiada del material que utilizamos, es lo que nos garantiza que siempre recibiremos lo mismo. La especificación debe contener los parámetros que son mandatorios para asegurar su desempeño del material y la funcionalidad del producto terminado.

La definición de la estructura va a estar directamente relacionada con el tamaño de la empresa, la industria en la que participa y que tanta definición se le quiera dar al departamento.

Aunque la verdad es, que no hay una estructura a medida. Usted escoge la que más acertada sea a sus necesidades y las de su negocio, los ajustes los hace en el camino.

Decía Peter Drucker, “lo que no se mide, no se puede controlar”, y esto aplica perfectamente a la administración del presupuesto. En la gestión de compras, es importante integrar el manejo del presupuesto al gasto ya que permite monitorear de manera efectiva las necesidades reales del proceso de manufactura.

El comprador que conoce su proceso de manufactura entenderá mejor las interacciones entre las áreas. Por tanto, será una pieza clave en el manejo de situaciones cuyo resultado final sea ganar-ganar.

Es importante entender el valor de este proceso. Tener una lista de proveedores saneada nos permitirá desarrollar mejor nuestras estrategias. De igual forma garantiza el cuidado de nuestra marca y nuestra reputación. En la gestión de compras estratégica y de largo plazo el proveedor es nuestro socio de negocios.

Cuidar nuestra elección de proveedores agrega confianza, credibilidad y estabilidad a nuestra gestión. 

Crear, definir, separar, delimitar... es importante que la función de departamento de compras se maneje de manera independiente a otras áreas. Con esto me refiero, a que los roles y responsabilidades del área no deben solaparse con otros de naturaleza similar. 

Esta definición agrega valor, enfoque y un manejo ético adecuado. Dependiendo del tamaño de la empresa estará como un añadido o una función independiente. que lo determina... pues la estructura organizacional.

Vale aclarar que compras e inventario son las áreas que más impactan el manejo financiero de la empresa. En la gestión de compras se maneja la adquisición de bienes y servicios. En la gestión de inventario se define el nivel óptimo del gasto.

En múltiples ocasiones sucede que los indicadores de un área afectan a otra. En este caso no es diferente. Las restricciones en el manejo de presupuesto requieren el compromiso de los dueños del presupuesto. Lo cual casi siempre representa un gran reto.

Sin entrar en definiciones elaboradas, de libros y/o autores reconocidos… abordemos esta definición desde el punto de vista práctico. En este caso, les comparto lo que significa para mí. Además, contestaré algunas preguntas que ampliarán el concepto básico.

Para mí, el más importante que nos hace ser diferentes. Cuales son las bondades de nuestra area de gestion.  Y cuál es nuestro norte.

En este episodio quiero contarte cómo llegué al área de compras. Para ello contestaré algunas preguntas sobre las que me gustaría que reflexiones. ¿Y por qué no? Que pienses en tus propias respuestas. 

En muchos casos, llegamos a esta área de conocimiento sin formación previa y sin estarlo buscando. A muchos nos elige y luego nos apasiona y nos quedamos. Hablo por mi claro! Sería interesante saber cual es tu historia...

Con esta iniciativa doy un salto de fe! Apostando a compartir el conocimiento acumulado en mis años de ejercicio profesional. Aportando a aquellos que se inician en esta área de conocimiento. De la cual, solo conozco la punta del iceberg. Espero despertar en quien me escuche esa necesidad de aprender y enriquecer su gestión. 

Acompañame en este viaje de descubrimiento y aprendamos juntos. Quiero que esta sea para ti una experiencia agradable y didáctica a la vez.