DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD PROBLEMA A DESARROLLAR

En la empresa LABORATORIO dedicada a la fabricación de fitoterapéuticos, aún no se ha implementado un sistema de gestión documental, lo que no permite que haya un adecuado control de accesos y de seguridad de la información de los documentos, al igual se expone a que terceras personas accedan a los contenidos. Tampoco hay establecido un ciclo de vida de la documentación y no posibilita su destrucción de un modo seguro y certificado.

No contar con un sistema de gestión documental implementado acarrea sanciones legales ya que por ley todas las empresas colombianas que se rijan por la Superintendencia de Industria y Comercio deben cumplir con la ley 594 de 2000, donde se establecen de manera clara las directrices en gestión documental y organización de archivos. Las empresas que incumplan con la norma deben pagar a la entidad reguladora altas sumas de dinero, bajo la figura de multa por infracción o incumplimiento de la norma.

Las diferentes problemáticas existentes en la actualidad que se presentan se deben a la falta de un sistema de gestión documental que:

• Ahorre gastos.

• Ahorre tiempo en los procesos de archivo.

• Mejore la productividad.

• Mejore el acceso a la información.

• Preserve los documentos con mayor control y seguridad.

• Libere espacio innecesario de almacenamiento.

En sí, la gestión documental hace una revisión de pies a cabeza de toda la empresa, identificando puntos a mejorar y estableciendo normas lógicas y normalizadas para el manejo de los datos a lo largo del tiempo. Un sistema eficiente de gestión documental tiene como objetivo llevar el almacenamiento físico de documentos al plano digital, lo que implica una mejora sustancial en varios aspectos de la administración de una empresa. El sistema apunta también al proceso de búsqueda y organización de los documentos, así como de datos e información general en sus diversos formatos.

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