Sin papeles show

Si estás leyendo esto es porque “un bichito ya te picó” como decimos en Latinoamérica, y ahora, estás preguntándote como le haces para dejar a un lado el uso del papel con el fin de manejar todos tus registros electrónicos. Pues bueno, en este episodio queremos ser un poco “light” en este proceso, -que sabemos que a veces suena muy complejo-, pero que aquí vamos a “desmenuzar”.

Así que a continuación, vamos a darte un par de pasos que desde nuestro punto de vista, podrían ser muy útiles tanto para el manejo de registros electrónicos personales como los empresariales.

En el capítulo anterior hablamos del contexto en donde intervienen las tablas de retención documental.

Por eso vimos que tablas de retención documental, más que ser un requisito para el  cumplimiento de una norma, realmente son una herramienta que puede servir para mejorar la gestión de la información de todas las empresas.

Marleny llega a este capítulo dándonos más consejos para el manejo de las tablas de retención documental y  hace una  introducción a los documentos electrónicos y lo que debemos tener en cuenta para usar documentos en soporte digital, así mismo, lo que deben tener en cuenta las empresas para adquirir un software de gestión documental

Finalmente, Marleny nos cuenta la importancia de hacer las tablas de retención documental y nos cuenta donde se puede obtener más información de este tema.

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En el pasado capítulo tuvimos una visión general de las tablas de retención documental, donde hablábamos aspectos generales y lográbamos entender un poco el objetivo general de las TRD dentro de la empresa.

Ahora, en el cuarto capítulo de Sin Papeles Show, hablaremos de algunos temas, definiciones y términos que complementan la elaboración y aplicación de las Tablas de retención documental, así que abróchense los cinturones y bienvenidos a la segunda parte del capítulo de Tablas de retención documental con Marleny López.

ARCHIVO DE GESTIÓN Y ARCHIVO CENTRAL

Como conclusión podemos decir que el archivo de gestión es el archivo cuyos expedientes aún se encuentran en trámite o que por la naturaleza de la empresa, requieren de estar cerca del funcionario por su alta consulta. Por otra parte, el archivo central, sin ser menos importante, es el archivo compuesto de expedientes que ya cerraron su trámite y que su volumen de consulta es bajo.

BÚSQUEDAS MÁS COMUNES EN EL ARCHIVO

En el caso particular de Colombia, las empresas cuando tienen empleados, adicionalmente al pago del salario, la empresa debe pagarle al empleado una serie de ítems que componen la seguridad social, la cual está compuesta por un aporte a pensión, que forma el fondo de retiro de una persona, también un aporte de cesantías, que es un ahorro que se destina comúnmente a la compra de vivienda o pago de educación, un aporte a la ARL que básicamente es un seguro de riesgos profesionales y un pago de salud, con el fin de que el empleado reciba atención médica cuando lo necesite. De acuerdo con el primer ítem, el aporte a pensión, es un aporte mensual, que hace varios años se hacía de forma manual y por lo tanto, en muchas ocasiones, estos pagos no quedaron registrados en los sistemas de los fondos pensiónales, así que los trabajadores que están buscando su retiro, deben de soportar dichos pagos y por esta razón solicitan los soportes a las empresas donde trabajaron.

¿POR QUÉ ORGANIZAR EL ARCHIVO?

Una gran conclusión de esta sección es que mantener tanto el archivo digital como el archivo físico organizado es la mejor forma de evitar problemas, ahorrar tiempo y dolores de cabeza en el futuro.

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La persona que escucharán en este capítulo es Marleny López. Tuvimos la oportunidad de hablar con ella. Marleny, tiene más de 15 años de experiencia en la coordinación, asesoría, enseñanza y consultoría en gestión documental.

Ella es Colombiana, es una persona muy alegre, amable  y apasionada en el mundo de los documentos y la información, Marleny ha tenido la oportunidad de llevar a cabo proyectos de implementación de tablas de retención en empresas de carácter privado como de carácter público.

Marleny llegó al mundo de la gestión documental por casualidad, como muchos de los que escuchará este episodio, y aunque ella hoy en día es una experta de este mundo, no siempre fue así, y a pesar de ella estuvo en su retiro voluntario, decidió iniciar una nueva carrera y llegar a tener todo el conocimiento experiencia que tiene hoy en día.

Marleny hizo sus primeras tablas de retención documental de una empresa bastante reconocida del país, hizo un primer intento de convalidación de tablas de retención documental ante el Archivo general de la nación de Colombia, pero no tuvo éxito. Luego, hizo las correcciones necesarias, se preparó un poco más y logro convalidar sus primeras tablas de retención documental.

En Colombia, las entidades públicas debían convalidar las tablas de retención documental ante el Archivo General de la Nación; hoy en día, deben hacerlo ante el consejo departamental de archivos. Este proceso consiste, en que dichos organismos hacen una revisión exhaustiva del procedimiento y los resultados obtenidos del proceso, con el fin de autorizar su aplicación.

Para Marleny, las TRD son el norte de una empresa para hacer gestión documental.

Marleny nos dice que hacer las tablas de retención documental es como armar un rompecabezas, ya que se deben leer e interpretar diferentes documentos, con el fin de ir plasmando todo ese conocimiento sobre ese documento que va a ser la tabla de retención documental. Además, para llevar a cabo con éxito estos proyectos deben formarse equipos interdisciplinarios.

Si ustedes nunca han visto una tabla de retención documental, visualmente es una tabla, la cual tiene columnas y filas, cada columna es un elemento descriptivo de cada registro que va en las filas. Los elementos descriptivos, o los títulos de las columnas, son el nombre de la serie documental, los años en los que debemos guardar cada serie, también, la disposición que tendremos de esta serie, es decir, si se debe conservar o se puede eliminar cumplido este tiempo, además, nos dice el soporte en el que se encuentra la serie, ya sea física o digitalmente y por último, los criterios que se tuvieron en cuenta para llegar a esa conclusión. Finalmente, en cada fila, encontraremos las series y sub series documentales, así como los tipos documentales, que son los documentos que componen cada serie.

Elaborar unas tablas de retención de documental es una labor delicada, donde se requieren personas que han estudiado estos temas. Todo con el fin de lograr interpretar la normatividad y la función de la empresa.

Hacer una tabla de retención documental es una gran responsabilidad, por lo tanto se necesita tener experiencia para poder interpretar las distintas situaciones.

Un fondo acumulado, básicamente es el  archivo de una empresa que siempre ha guardado los documentos al criterio de sus colaboradores, sin seguir ningún tipo de lineamiento técnico. De los ejemplos más comunes son las carpetas con temas o asuntos revueltos, costales, bolsas o cajas de las que conseguimos en los supermercados, llenas con documentos, hasta embutidos y sin orden. 

La norma es muy fuerte para las empresas públicas, ya que a través de los documentos se debe garantizar la transparencia a los ciudadanos.

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¿Qué son los documentos?

¿En qué soportes los encontramos?

¿Cómo aseguramos su lectura, guardado, reproducción?

¿Qué tan seguro es cada formato?

¿Papel si o papel no?

En el primero episodio de Sin Papeles Show, pensamos en hablar de documentos electrónicos, de las tablas de retención, de software… Sin embargo, llegamos a la siguiente pregunta ¿será que las personas si entienden la base de la gestión documental?

Los temas de gestión documental, a veces parecen ser temas científicos, pero son simples y por eso empezamos a indagarnos acerca de cuáles son las bases y acerca de lo que realmente cuidamos.

Papeles, papeles y más papeles…

Esa es la razón por la que estamos aquí. Estamos seguros de que tienes un recuerdo donde te has visto rodeados de toneladas de documentos.

¿Supiste qué hacer en el momento? ¿Los guardaste o los tiraste a la basura?

Y hoy, te haces otras preguntas.

¿Debo imprimir? ¿O voy a tener problemas si no lo hago?

Así que si quieres tener éxito haciendo una buena gestión documental en tu empresa, te invito a que nos escuches el último jueves de cada mes.

Trataremos temas como:

• Los costos del mundo del papel.
  
• Los costos del mundo digital.
  
• ¿Qué tan rápido viaja la información?
  
• ¿Cómo puedes volverte digital sin meterte en problemas?
  
• ¿Cuáles son las mejores prácticas?
  
• ¿Es legal un documento digital?
  
• ¿Es seguro el mundo digital?
  

Estos y otros temas más encontrarás en este podcast, así que ya seas un experto en gestión documenta o tienes un cargo de responsabilidad frente la información, ya seas un gerente, empleado o emprendedor, este podcast pretende ser esa mano en tu hombro para la toma correcta de decisiones sobre tu información.

Desde hace varios años en GDI trabajamos en el mundo de la gestión documental y queremos entregarte nuestro conocimiento y experiencias para que tanto como tú y tu empresa sean más competitivas.

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Esperamos que este podcast sea de mucho valor para ti