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Hoy hablamos con Pachi Balaguer sobre cómo compatibilizar vida profesional y personal. A veces hay que tomar decisiones difíciles que nos alejan de la práctica de una profesión que veníamos realizando por vocación, como es el caso de esta arqueóloga forense. Os puedo asegurar que he disfrutado mucho haciendo esta entrevista. Ha sido una conversación sincera y emocionante, de aquellas que te hacen replantear cosas importantes y, al mismo tiempo, me lo he pasado en grande escuchándola contar anécdotas únicas y probablemente irrepetibles. Quedaros con nosotras hasta el final. Os aseguro que merece la pena.

Hoy quiero dedicar este nuevo episodio a hablar del tema de la comunicación, una herramienta que considero muy importante para llevar a buen puerto cualquier proyecto, ya sea profesional como personal. La comunicación es básica para poder no solo trabajar a gusto, sino también para poder alcanzar el éxito de un proyecto, ya que al fin y al cabo trabajamos para conseguir algo. Ese algo se podría resumir en cubrir unas necesidades. En el caso de la gestión de proyectos de conservación y restauración y, a grosso modo, ese algo sería la salvaguarda del patrimonio, aunque nos acerquemos a aproximemos a esa necesidad desde diversas vertientes o nos quedemos en diferentes niveles de actuación. La comunicación nos permite desgranar y establecer, a través de un continuo diálogo con todas las partes, lo que consideramos necesario conseguir o alcanzar en cada caso. No es tarea fácil y, añadiría, hay que intentar no hacerla más difícil de lo que es, lo que exige que seamos conscientes de no sólo qué comunicamos sino cómo nos comunicamos y en qué momento lo hacemos.

En el episodio anterior me comprometí a hablaros de una experiencia propia. A través de ella os voy a intentar llevar por todas las fases o etapas de un proyecto y de las cuales hemos estado hablando hasta ahora: desde la primera fase en que tenemos la idea; pasando por la siguiente fase de esbozo de la misma; hasta la elaboración, puesta en marcha del proyecto, su conclusión y posterior revisión. De esta manera tendréis un resumen práctico de la teoría presentada en estos 18 primeros episodios, aplicado además al mundo de la conservación del patrimonio arquitectónico, que es de lo que pretende hablar concretamente este podcast, y tendréis un ejemplo práctico de análisis a través de los 7 factores de éxito de un proyecto, de los cuales hablamos en el episodio anterior. Espero que os resulte interesante.

Hoy hablamos de concluir con éxito un proyecto. Según Mario Neumann en su libro Proyecto Safari, los factores de éxito se podrían resumir en 7: estrategia; estructura; sistemas; estilo de dirección; equipo; competencias; y valores compartidos. Hemos hablado de estos factores a lo largo de los episodios anteriores, pero en este episodio vamos a comentarlos de nuevo uno por uno, brevemente. Aparte de este análisis interno, deberemos revisar con el cliente si se han cumplido las condiciones que establecimos con él para determinar que el proyecto ha finalizado, también para él. Y por último: realizaremos una evaluación, para seguir mejorando y creciendo a través de nuevos proyectos y nuevas metas.

En el episodio anterior hablamos del conflicto, algo que, bien gestionado y, si lo vemos como una oportunidad de aprendizaje, se puede transformar en una potente herramienta de crecimiento personal para todos aquellos implicados en él. Si gestionamos el conflicto crearemos un espacio para encontrar acuerdos y soluciones, lo que nos proporcionará garantías de que el proyecto llegue a buen puerto, aunque no siempre de la manera que quizás esperábamos en un principio. Podríamos resumir que gestionar no es sólo controlar, sino reflexionar una y otra vez, y que todos somos gestores de nuestros proyectos. En el episodio de hoy os damos algunas herramientas para combatir el conflicto. Espero que lo encontréis interesante.

Hoy hablamos del conflicto, algo que sucede a menudo cuando trabajamos con personas y que es imposible de eludir. Podemos encontrarnos inmersos en diferentes niveles de un conflicto: en los mejores casos, el acuerdo es posible y las dos partes pueden llegar a una solución satisfactoria para ambas. En los peores casos, no vamos a encontrarla, básicamente porque ya no estamos discutiendo el origen del conflicto, sino porque hemos añadido una carga emocional a él y hemos dejado no sólo de ser objetivos, sino que hemos empezado a mentir, a querer hacer daño y destruir a quien ahora consideramos nuestro “oponente”. Pero, ¿cómo gestionamos el conflicto? Os invito a escuchar el episodio de hoy.

Hoy hablamos de cómo la figura del director de proyecto interactúa con el equipo. Así, dependiendo del grado de motivación y experiencia de los trabajadores, el director de proyecto deberá asumir un rol u otro, y vamos a ver que este debe moverse entre la figura de un experto, un gestor, un líder o un mentor, alguien que acompaña a los demás en su proceso de hacer cumplir una serie de objetivos. Nada fácil. ¿Te interesa escuchar el audio de hoy? Dale al "play".

En episodios anteriores hablamos de cómo dirigir un equipo y de cómo comunicarnos con él. Hoy vamos a hablar de cómo “crear” un equipo: de cómo identificar a los que van a formar parte de un grupo de trabajo y hacer que se impliquen en el proyecto que queremos llevar a cabo. No estamos hablando de seleccionar: ese sería quizás el paso previo, un paso que muchas veces no podremos controlar nosotros y que nos vendrá dado por los propios recursos de los que dispone la empresa. Crear equipo es identificar quién, cómo y hasta qué punto puede influir alguien en el desarrollo de un proyecto: los propios trabajadores, el cliente, proveedores...todos los que estén implicados. Os invito a escuchar este interesante episodio y a dejarme los comentarios oportunos. 

Después de haber seleccionado un equipo, no basta con ponerlo a trabajar. Un equipo debe entender lo que hay que hacer y el por qué; debe sentir el apoyo por parte de los directores de proyecto e incluso del mandante del proyecto; deben definirse claramente las funciones de cada componente; debe realizarse un reconocimiento público de esas funciones para que el resto de componentes tenga claro quién es responsable de qué y a quién hay que reportar los resultados conseguidos, entre otras cosas. A partir de aquí trabajaremos la motivación, de manera que cada integrante mantenga su nivel de energía y la actitud necesarias para llevar a buen término el proyecto y las tareas que se le ha encargado. Dirigir un equipo no es fácil y hay que tener conocimientos para ello. Por suerte, existen herramientas como el coaching sistémico, que nos pueden ayudar a llevar a un equipo a su máximo rendimiento. 

Ha llegado el momento de poner en marcha el plan y para controlar esa puesta en marcha disponemos de instrumentos de control, como: el análisis de la tendencia de hitos; el listado de tareas a ejecutar; el formulario de cambios; y el registro de riesgos. No vale con dejar por escrito el "documento plan": hay que ponerlo en práctica, controlarlo, corregirlo, y analizarlo, para aprender de los errores y saber, si ha funcionado, por qué ha funcionado.

Hoy hablaremos de cómo podemos optimizar el plan o, lo que es lo mismo: cómo ajustarnos al calendario y cómo ahorrar costes. Porque como dicen “el tiempo es oro” y eso quiere decir, “dinero”: si conseguimos crear “reservas” de tiempo y aplicarlas a las etapas críticas, que son aquellas que, si no empiezan o acaban cuando tocan, nuestro calendario se ve alterado, podremos modificar fechas de inicio y fin de proyecto, lo cual nos puede resultar beneficioso.

Hoy seguimos hablando del esbozo. Se pueden distinguir 2 sub fases o tipos de esbozo: el esbozo de proyecto, en el que se recogen los objetivos principales (las necesidades); y el esbozo arquitectónico, en el que se intenta plasmar lo que quiere el mandatario, cliente o usuario final y en el que pensamos en cómo llegar a la solución final. Para testear el primero, el esbozo de proyecto, vamos a usar el triángulo de gestión: aquel que nos hacía establecer el contenido, los plazos y los costes, y el que nos ayudaba a fijar prioridades y ver dónde teníamos el margen de maniobra. Para testear el segundo, el esbozo arquitectónico, y comprobar si podremos llegar a la solución o al resultado deseado, tenemos otra serie de herramientas que se pueden resumir en 4 grandes bloques: las herramientas empresariales, que nos ayudan a analizar, básicamente, cómo vamos a financiar el proyecto; las herramientas funcionales, que analizan lo que ofrece la solución; las herramientas técnicas, que determinan cómo funciona la solución, sus límites; y finalmente las herramientas organizativas que estudian cómo implementar esa solución.

Hoy hablamos del esbozo, lo que podríamos decir que es el borrador de un proyecto y que parte de una idea previa o lluvia de ideas. Estamos en una fase de validación de proyecto, en que ponemos a prueba la idea en un plano teórico, en la que nos podemos permitir pensar a lo grande, en que nos encontramos con posibles obstáculos, en errores que se pueden cometer, sin que el coste económico y emocional sea todavía muy elevado. En esta fase planteamos objetivos, y estos deben dar respuesta al "para quién estamos haciendo lo que hacemos", "para qué", "cómo", "por qué".

Hoy hablamos de la idea de proyecto, pero no sólo de nuestra posible idea de proyecto, sino la de otros: “otros” que pueden ser “nuestro cliente”, un “mandante” o un “director de proyecto”. Cualquier proyecto, por pequeño que sea, nace de una “idea”, y esta debe ser gestionada. Es importante hacernos el máximo de preguntas posible acerca de ella, o hacérselas al cliente que nos viene con el encargo, para poder desarrollarla. Preguntar el ¿qué?, ¿cómo?, ¿cuándo?, ¿con quién?, ¿para qué?, ¿por qué?, ayuda a plantear las dudas necesarias para empezar a plantear las respuestas a esas cuestiones, respuestas que nos van a ayudar a desarrollar el proyecto.