Linköpings Digitala Elefant

Chefer och ledare förväntas utveckla sin verksamhet med hjälp av digitalisering som verktyg. Digitalisering är inget nytt, men behovet av att digitalisera för att lösa utmaningarna som finns i verksamheten ökar. Det medför nya förväntade kompetenser hos chefer och ledningsgrupper.

Vad menar vi med att kompetenskraven förändras för ledningsgrupper, och även för chefer och ledare som individer? Om kompetens och förståelse i ledningsgruppen är viktigt, hur kan vi säkerställa att den förmågan finns och utvecklas?

Tillsammans med digitaliseringschef Anna Drotz och HR-direktör Helene Larsson funderar vi på vad det innebär och hur kan man underlätta för chefer att lösa den här utmaningen.

Relaterad information:

Dr Malin Nordström är forskaren och initiativtagaren till PM3 som i stor utsträckning strukturerar Sveriges offentliga digitalisering. Hon varvar arbete i verksamheten och som "återfalls-forskare" på universitet, nu inne på 4:e omgången. Podden handlar om Malins resa från ADB till digitalisering, digitala resurser och innovation. Malin har nu startat tankesmedjan Praktikforskarna som är en plats för "pragmatiska forskare och reflekterande praktiker" som ska hjälpa till att väva in forsknings lärdomar i vår digitalisering.

VARNING!!! Detta är ett långt och intressant avsnitt - se till att sätta på er bra skor och ta en lååång promenad, städa huset eller klipp äppelträden. Det är värt att lyssna på en av Sveriges mest inflytelserika forskare inom digitalisering.

Den digitala elefanten är ett initiativ från Linköpings kommun för att dela med oss av tips och erfarenheter av att driva digitaliseringsprojekt. Vi vill inspirera dig som arbetar med digitalisering inom offentlig sektor och hoppas att den här podden hjälper dig att lättare komma igång med din digitaliseringsresa.

Namnet "Den digitala elefanten" syftar till att projekt har en förmåga att växa och växa tills du måste stanna upp, tänka till och strukturera upp arbetet i hanterbara bitar (för det är ju så man äter en elefant).

Det här är avsnittet är för dig som jobbar med digital utveckling i kommunal verksamhet och vill veta mer om automatisering av administrativt arbete. Vi pratar den här gången med Ida Lindgren och Daniel Toll från Linköpings universitet som driver ett forskningsprojekt som studerar just automatiserad ärendehantering i svenska kommuner.

Vi diskuterar när och varför automatisering fungerar bra eller mindre bra, vilka det är som verkligen behöver förstå vad som behövs eller hur det ska göras…och om det kanske finns behov av nya roller/strukturer i verksamheten.

Mer information om projektet och forskningsprogrammet:

Jobbar du med, eller är nyfiken på, förändringsledning? I det här avsnittet pratar vi om ett stort projekt som genomförts i Linköpings kommun, där man jobbat aktivt med förändringsledning från början. Med oss idag har vi Catrin och David som varit djupt involverade i projektet.  Vi pratar om skillnaden mellan projektledning och förändringsledning, varför de arbetade med förändringsledning i det här projektet och hur de gjorde i praktiken. Som vanligt frågar vi våra gäster om framgångsfaktorer och vilka medskick de vill göra till dig som lyssnar.

"Hur kan vi utrusta våra medarbetare med nya superkrafter så att de kan göra nya stordåd?" Den frågan ställer sig digitaliseringsdirektören Jakob Algulin i dagens avsnitt. 

“Det är fullt av automatiseringsidéer ute i verksamheterna. Det gäller bara att fånga in och beskriva dem på ett bra sätt”.

Dagens avsnitt är för dig som tycker det är viktigt med, eller funderar på, det här med automatisering som en del i digitalisering, effektivisering och verksamhetsutveckling. Du kanske funderar på vad automatisering egentligen är och hur man kommer igång? Eller så har ni kommit en bit i er automatiseringsresa men vill ha några tips för hur ni kan fånga upp fler idéer och behov.

Till vår hjälp har vi Tomas Larsson från digitaliseringsstaben i Linköpings kommun som pratar om automatiseringsglasögon och vikten av att släppa det där med tekniken och istället fokusera på behoven i verksamheten. För att hjälpa dig att komma igång i tänket tipsar vi bland annat om triggerfrågor och kontrollfrågor. Det här är de frågor vi nämner i podd-avsnittet: 

Triggerfrågor

• Matar du in onödig information i era system?
• Ser information olika ut beroende på vart du tittar?
• Stannar saker upp när någon är sjuk eller bortrest?
• Rättar du administrativa fel?
• Flyttar du information från ett ställe till ett annat?
• Är det något administrativt arbetsmoment som gör dig frustrerad?
• Utför du monotona arbetsuppgifter?
• Finns det kontroller du skulle vilja göra men är för tidskrävande manuellt?
• Skulle det vara ett mervärde att arbetet utförs under hela dygnet?
• Vad använder du Excel till? (Vad skulle hända om Excel försvann?)

Kontrollfrågor

• Är logiska regler för eventuella vägval i processen få och enkla? (“Om det är si gör så”)
• Är undantagen få?
• Är processen manuell?
• Är processen repetitiv?
• Är inputen lika varje gång?
• Är inputen digital?
• Är processen stabil och inga ändringar planerade?
• Är processen realiserad/effektiv?
• Informationen behöver inte kompletteras manuellt under processen?
• Utförs processen många gånger på ett år?
• Är det många medarbetare som utför samma process?
• Innebär processen att hämta information från ett system/program och mata in i ett annat?
• Processen är fri från godkännande där autentisering krävs?
• Förslaget innebär inte att arbetsbelastningen ökar någon annanstans i flödet?

Länkar:

Dagens avsnitt är till för dig som funderar på det där med IT-styrning och hur man kan föra verksamheten och IT närmare varandra. Vi pratar med Andres Adelmann (verksamhet) och Naris Radetinac (IT) om hur Linköpings kommun arbetar med att få ihop det där magiska samarbetet mellan verksamheten och IT.

IT-styrningen i Linköpings kommun har genomgått en förändring de senaste åren och vi diskuterar hur, vad och varför. Vi lyfter begreppet PM3, resonerar kring vår IT-styrningsmodell, vilka effekter som har märkts hittills, samt vilka förbättringsmöjligheter vi ser framåt.

Vi avslutar med att skicka med praktiska tips och tankar både till er som har en digitaliseringsidé inom Linköpings kommun samt till andra offentliga organisationer som funderar på förbättringar och förändringar av sin IT-styrning.

Tips på mer information relaterat till temat:

Dagens avsnitt är till för dig som funderar på hur verksamhet och IT kan jobba tillsammans. Den här gången handlar det om applikationsförvaltning - vad det är och hur det funkar hos oss. 

Applikationsförvaltning införs i hela Linköpings kommun baserat på ett uppdragsdirektiv från Digitaliseringsstaben och som en del av vår IT-styrning. Vi pratar därför med Charlotte Jönsson (verksamhet) och Jonas Callander samt Richard Blagus (IT) om applikationsförvaltning från olika perspektiv och försöker ge en gemensam bild av vad det innebär i praktiken.

------------------------

Den digitala elefanten är ett initiativ från Linköpings kommun för att dela med oss av tips och erfarenheter av att driva digitaliseringsprojekt. Vi vill inspirera dig som arbetar med digitalisering inom offentlig sektor och hoppas att den här podden hjälper dig att lättare komma igång med din digitaliseringsresa.

Namnet "Den digitala elefanten" syftar till att projekt har en förmåga att växa och växa tills du måste stanna upp, tänka till och strukturera upp arbetet i hanterbara bitar (för det är ju så man äter en elefant).

Vi som pratar heter Felizia Schnell och Tess Neale och jobbar med digitaliseringsprojekt inom Linköpings kommun. Om du har några frågor, funderingar, feedback eller tips på ämnen vi borde prata om - hör av dig till oss på DenDigitalaElefanten@linkoping.se.

För löpande aktiviteter och information om podden, följ oss på Instagram: @DenDigitalaElefanten

------------------------

Vi presenterar i detta avsnitt ett högst aktuellt och omtalat ämne, digitala underskrifter. Detta avsnitt tar upp ett väl diskuterat ämne inom kommunsverige idag som vi hör mer och mer av, men vad betyder det egentligen med digitala underskrifter? För att svara på denna fråga har vi tagit hjälp av våra kollegor på Social- och omsorgsförvaltningen, Jussi och Joakim. Tillsammans kommer vi diskutera hur vi kan gå ifrån den analoga tradition som finns inom kommuner och vilka steg man måste ta för att starta denna digitala resa och vilka möjligheter det kan föra med sig. Att förändra tradition och kultur kräver nytag men även omtag för att hitta en väg som fungerar, och komma fram till vilka dokument skriver vi under idag och varför skriver vi under dem. Det finns många anledningar att effektivisera vårt arbete men vi måste alltid ha i åtanke att bara för att vi flyttat arbetssätten till det digitala betyder inte att vi har digitaliserat arbetssättet. Om vi ska våga bryta traditioner måste vi gå ifrån de bekväma och ställa frågorna och ifrågasätta det som alltid varit, detta är vägen till den kommunala utvecklingen.

I vårens första avsnitt tar vi hjälp av våra kollegor Nina och Patrick för att reda ut definitionerna av begreppen digitalisering, digital mognad samt utmaningen i att mäta nyttan av dessa. Vi diskuterar och tittar djupare in i den digitala förmågan och hur viktigt det är att arbeta med det digitala arvet. 

Men avsnittet bjuder på så mycket mer! Nina och Patrick berättar om det spännande projektet DigiGrow, som drivs inom Miljö- och Samhällsbyggnadsförvaltningen. Här går de in på faktorer som kan användas för att få ihop alla delar av ett projekt och hur man skapar en väg framåt. Vi pratar om till exempel parametrisk design, digital målbild och målträd, för att nämna några av de saker som tas upp i avsnittet. 

Vi knyter ihop säcken för denna gång genom att lyfta framgångsfaktorer, men även passa på att ge tips till er som vill göra samma digitala resa. 

I detta avsnitt tar vi hjälp av vår kollega Mia för att få klarhet i vad den Digitala kreativa verkstaden innebär. Vi diskuterar kommunens projekt där målet är att skapa kreativitet genom teknik och öka kunskap om informationsteknik i samband med kultur. Digitala kreativa verkstaden är en satsning som är till för alla. De vill kunna erbjuda den hjälp och verktyg som krävs för att skapa innovativa lösningar och kreativa projekt. Vi går även in på alla de spännande verktyg som erbjuds, där allt är gratis och användarna alltid är i fokus. Allt man behöver är ett bibliotekskort så kan resan till en kreativ digital värld öppnas för alla. Ni kan även följa digitala kreativa verkstaden på instagram @digitalkreativverkstad för att följa allt roligt de har att erbjuda.

Med många förändringar igång, hur ska man tänka och hur ska dessa genomföras på bästa sätt? I detta avsnitt tar vi hjälp av vår kollega Elisabeth och presenterar de bästa tipsen för förändringsarbete. Vi tar upp verksamhetsutvecklarens roll, hur förändringsarbete kan struktureras och vilka utmaningar kan man möta. Vi lyfter även vikten av att ta ett steg tillbaka och reflektera över det arbete som genomförs, att alltid ta tiden att stanna upp för att se att arbetet är på väg mot rätt håll.

För mer information om förändringsarbete och hur förändring kan styras och förbättras, gå till:

Nu är halloween här och med det presenterar vi digitaliseringens mörka sidor. I det här halloweenavsnittet får ni ta del av Dino och Pers skrämmande upplevelser. Vi får i dagens avsnitt ta del av projekten som ingen vill ta sig an, hur man går vidare när allt ser mörkt ut och när bara delar av kedjan är digitaliserad.
Men även att lära från sina misstag och kämpa vidare även när skeppet sjunker. 

Saker förändras och inget är perfekt, för framtiden kommer alltid att vara oviss och spännande. Starta med en plan men var beredd på det oväntade, de kan visa sig vara det bästa som hänt.  

Den digitala elefanten är ett initiativ från Linköpings kommun för att dela med oss av tips och erfarenheter av att driva digitaliseringsprojekt. Vi vill inspirera dig som arbetar med digitalisering inom offentlig sektor och hoppas att den här podden hjälper dig att lättare komma igång med din digitaliseringsresa.

Namnet "Den digitala elefanten" syftar till att projekt har en förmåga att växa och växa tills du måste stanna upp, tänka till och strukturera upp arbetet i hanterbara bitar (för det är ju så man äter en elefant).

Vi som pratar heter Felizia Schnell och Tess Neale och driver ett digitaliseringsprojekt inom HR. Om du har några frågor, funderingar, feedback eller tips på ämnen vi borde prata om - hör av dig till oss på DenDigitalaElefanten@linkoping.se.

För löpande aktiviteter och information om projektet, följ oss på Facebook och Instagram: @DenDigitalaElefanten eller Twitter: @DigitElefanten

------------------------

Åter igen stjäl Jakob Algulin Linköpings digitala elefant av Tess och Felizia för att lyfta digital mognad i offentliga sektorn.

Johan Magnusson är Docent på Göteborgs Universitet och engagerad i SCDI - Swedish Center for Digital Innovation. Docent Magnusson är initiativtagare och skapare av DiMiOS - det verktyg som offentliga verksamheter värderar sin digitala mognad. I podden pratar Jakob och Johan om det och mycket annat...

Den digitala elefanten är ett initiativ från Linköpings kommun för att dela med oss av tips och erfarenheter av att driva digitaliseringsprojekt. Vi vill inspirera dig som arbetar med digitalisering inom offentlig sektor och hoppas att den här podden hjälper dig att lättare komma igång med din digitaliseringsresa.

Namnet "Den digitala elefanten" syftar till att projekt har en förmåga att växa och växa tills du måste stanna upp, tänka till och strukturera upp arbetet i hanterbara bitar (för det är ju så man äter en elefant).

Vi som pratar heter Felizia Schnell och Tess Neale och driver ett digitaliseringsprojekt inom HR. Om du har några frågor, funderingar, feedback eller tips på ämnen vi borde prata om - hör av dig till oss på DenDigitalaElefanten@linkoping.se.

För löpande aktiviteter och information om projektet, följ oss på Facebook och Instagram: @DenDigitalaElefanten eller Twitter: @DigitElefanten

------------------------

Hur ska man tänka när kompetensen inte finns inom organisationen och hur ska man då lösa dessa resursbehov? Detta avsnitt kommer därför att handla om hur man kan hantera resurssättning av projekt på olika sätt. I detta avsnitt tar vi hjälp av Rasmus som är en tidigare studentmedarbetare för att ta upp frågan kring en alternativ resurs som kan användas inom projekt, men även hur det är att vara studentmedarbetare inom Linköpings kommun. 

För mer information om vilka vägar det finns för dig att redan som student arbeta och praktisera i våra verksamheter, läs mer här:

Coronakrisen har påverkat utvecklingen i kommunen på många sätt. Vissa saker negativt och vissa positivt. En sak som fått en positiv skjuts är digitaliseringen. 

I det här avsnittet pratar vi med Anna Jonson och Kinna Huss om hur Linköpings kommuns första digitala och automatiska anställningsbevis blev till. Målet var mobilt, enkelt och kvalitetssäkrat. 

Vad behövde verksamheten göra för att få det att hända? Hur blev det i praktiken för chef, administratör och nya medarbetare? Om vi skulle göra om det här, borde vi göra något annorlunda?

Den digitala elefanten är ett initiativ från Linköpings kommun för att dela med oss av tips och erfarenheter av att driva digitaliseringsprojekt. Vi vill inspirera dig som arbetar med digitalisering inom offentlig sektor och hoppas att den här podden hjälper dig att lättare komma igång med din digitaliseringsresa.

Namnet "Den digitala elefanten" syftar till att projekt har en förmåga att växa och växa tills du måste stanna upp, tänka till och strukturera upp arbetet i hanterbara bitar (för det är ju så man äter en elefant).

Vi som pratar heter Felizia Schnell och Tess Neale och driver ett digitaliseringsprojekt inom HR. Om du har några frågor, funderingar, feedback eller tips på ämnen vi borde prata om - hör av dig till oss på DenDigitalaElefanten@linkoping.se.

För löpande aktiviteter och information om projektet, följ oss på Facebook och Instagram: @DenDigitalaElefanten eller Twitter: @DigitElefanten

------------------------

Frammarschen av Covid-19 ger oss nya utmaningar med nya förutsättningar. Nya samarbeten och nya idéer har lyfts fram för att kunna arbeta så effektivt som möjligt och med minimal risk. Elevlunch är ett initiativ för att stödja näringslivets restauranger och säkerställa att kommunens gymnasieelever får tillgång till lunch trots att skolköken är stängda. Självklart med hjälp av en digital lösning.

I det här avsnittet pratar vi med projektledaren Malin Wass och Kommunikationschefen för Utbildning Ylva Elofsson om projektet som på under en vecka skapade en digital lösning med stöd från IT, juridik, skola och kommunikation. Lyssna för att få höra om hur det gick till och vilka framgångsfaktorer som ledde till målet: mätta elever och stöd till restaurangerna. 

Den digitala elefanten är ett initiativ från Linköpings kommun för att dela med oss av tips och erfarenheter av att driva digitaliseringsprojekt. Vi vill inspirera dig som arbetar med digitalisering inom offentlig sektor och hoppas att den här podden hjälper dig att lättare komma igång med din digitaliseringsresa.

Namnet "Den digitala elefanten" syftar till att projekt har en förmåga att växa och växa tills du måste stanna upp, tänka till och strukturera upp arbetet i hanterbara bitar (för det är ju så man äter en elefant).

Vi som pratar heter Felizia Schnell och Tess Neale och driver ett digitaliseringsprojekt inom HR. Om du har några frågor, funderingar, feedback eller tips på ämnen vi borde prata om - hör av dig till oss på DenDigitalaElefanten@linkoping.se.

För löpande aktiviteter och information om projektet, följ oss på Facebook och Instagram: @DenDigitalaElefanten eller Twitter: @DigitElefanten

------------------------

Vad händer om vi digitaliserar allt? Blir det bra för alla? Kan det hända att man på så sätt stänger ute vissa personer? Varför är detta viktigt för en kommun att tänka på?

Hur kan vi konkret arbeta med att digitalisera med människor i fokus. 

Vad är viktigt att ha med i åtanke när man digitaliserar en kommun?

Vad i hela friden har etik att göra med digitalisering? Har vi ett etiskt ansvar? Det och mycket mer i dagens avsnitt.

Den digitala elefanten är ett initiativ från Linköpings kommun för att dela med oss av tips och erfarenheter av att driva digitaliseringsprojekt. Vi vill inspirera dig som arbetar med digitalisering inom offentlig sektor och hoppas att den här podden hjälper dig att lättare komma igång med din digitaliseringsresa.

Namnet "Den digitala elefanten" syftar till att projekt har en förmåga att växa och växa tills du måste stanna upp, tänka till och strukturera upp arbetet i hanterbara bitar (för det är ju så man äter en elefant).

Vi som pratar heter Felizia Schnell och Tess Neale och driver ett digitaliseringsprojekt inom HR. Om du har några frågor, funderingar, feedback eller tips på ämnen vi borde prata om - hör av dig till oss på DenDigitalaElefanten@linkoping.se.

För löpande aktiviteter och information om projektet, följ oss på Facebook och Instagram: @DenDigitalaElefanten eller Twitter: @DigitElefanten

------------------------

Digitalisering innebär förändring och i en förändringsresa så är kommunikation en nyckel till lyckat genomförande.

Att som medarbetare höra om att robotar ska göra en del av ens jobb kan vara skrämmande, speciellt om man inte förstår vad det innebär. Hur kan man som projektledare eller chef tänka omkring kommunikationen före, under och efter ett digitaliseringsprojekt?

I dagens avsnitt funderar vi på det här tillsammans med Malin Björkroth som jobbar med internkommunikation i Linköpings kommun.

Den digitala elefanten är ett initiativ från Linköpings kommun för att dela med oss av tips och erfarenheter av att driva digitaliseringsprojekt. Vi vill inspirera dig som arbetar med digitalisering inom offentlig sektor och hoppas att den här podden hjälper dig att lättare komma igång med din digitaliseringsresa.

Namnet "Den digitala elefanten" syftar till att projekt har en förmåga att växa och växa tills du måste stanna upp, tänka till och strukturera upp arbetet i hanterbara bitar (för det är ju så man äter en elefant).

Vi som pratar heter Felizia Schnell och Tess Neale och driver ett digitaliseringsprojekt inom HR. Om du har några frågor, funderingar, feedback eller tips på ämnen vi borde prata om - hör av dig till oss på DenDigitalaElefanten@linkoping.se.

För löpande aktiviteter och information om projektet, följ oss på Facebook och Instagram: @DenDigitalaElefanten eller Twitter: @DigitElefanten

------------------------

"Det går snabbt att göra en robot" har vi hört många säga, men det svåra med att digitalisera en process är egentligen inte tekniken. Det som tar tid och tankekraft är arbetet som sker innan du pratar teknisk lösning: storstädning och effektivisering av processen.

I det här avsnittet pratar vi om risken för att asfaltera en ko-stig när man digitaliserar, och hur vi arbetar för att undvika det.

Vi pratar även med Krister Siggesjö som är CIO med ansvar för IT-avdelningen på Linköpings kommun för att höra hans tankar om ämnet.

Omnämnda i detta avsnitt är:

Möten, möten och mer möten

I det här avsnittet pratar vi mötesformer. När man jobbar i projekt så går mycket av tiden åt till möten…och vi vill ju få ut mesta möjliga av varje samtal vi har. Vilka olika typer av möten kan man ha? Vi resonerar omkring formella, informella, fysiska, digitala, spontana och andra möten och vad vi tycker är viktigt att tänka på.

Berätta gärna för oss vad du uppskattade i det här avsnittet, vad du vill veta mer om, eller hur vi kan förbättra podden. Kontaktuppgifter hittar du längst ner i beskrivningen.

Om den digitala elefanten

Den digitala elefanten är ett initiativ från Linköpings kommun för att dela med oss av tips och erfarenheter av att driva digitaliseringsprojekt. Vi vill inspirera dig som arbetar med digitalisering inom offentlig sektor och hoppas att den här podden hjälper dig att lättare komma igång med din digitaliseringsresa.

Namnet "Den digitala elefanten" syftar till att projekt har en förmåga att växa och växa tills du måste stanna upp, tänkta till och strukturera upp arbetet i hanterbara bitar (för det är ju så man äter en elefant).

Hur kan man tänka omkring bemanning av digitaliseringsprojekt? Måste vi anställa en robottränare? Vem borde egentligen leda projektet? Vilka kompetenser och förutsättningar behövs…och när behövs de?

I det här avsnittet får du höra hur vi resonerar omkring bemanning, både i projektets uppstart och längs vägen. Vi pratar även med HR-direktör Sonja Erlandsson om att använda externa konsulter jämfört med kompetens inom organisationen.

Berätta gärna för oss vad du uppskattade i det här avsnittet, vad du vill veta mer om, eller hur vi kan förbättra podden. Kontaktuppgifter hittar du längst ner i beskrivningen.

I det här avsnittet pratar vi om vilka vi är, varför vi gör den här podden, samt ger dig en inblick i vad just vårt digitaliseringsprojekt innehåller.

Vi fokuserar på förvirringen som kan finnas i början av ett digitaliseringsprojekt och hur man kan hantera detta. Ämnen som diskuteras är bland annat fokus på teknik och verksamhet, att en robot (RPA) sägs lösa allt, samt vikten av struktur och att ha koll på vad syftet är med ditt projekt.