Mochadocs Podcast

Software gebruiken om met kunstmatige intelligentie je contracten te managen, maar is dat wel een goed idee? Kunstmatige intelligentie, ook wel AI genoemd, is tegenwoordig al haast niet meer weg te denken en wordt dan ook steeds meer toegepast. Maar is het op dit moment de oplossing voor alle contractmanagent-problemen? In deze podcast gaan Rob Postma en Bram van Montfoort hier een stukje dieper op in.

Contractwaarde, het lijkt zo'n logisch begrip voor je contract management. Maar is het dat ook? 

🤔  Iedereen lijkt de term op zijn eigen manier te interpreteren.  

🧐 Welke waarde zouden de verschillende auteurs, specialisten, ondernemingen en organisaties nou precies bedoelen? En hoe belangrijk is die uitleg?   

💰 De domeinnaam Google.com 'kost' het bedrijf misschien 9 dollar, maar op de markt is ie natuurlijk veel meer waard.   🎙 In deze podcast meer over de zin & onzin van het bepalen van een contractwaarde.

👨‍⚖️👩‍⚖️ Waar raakt contractmanagement aan het werk van een jurist? Een contract staat bomvol met juridische bepalingen. Uit één artikel kun je al heel veel acties halen. Maar moet je dat ook doen? Dat is uiteindelijk een beslissing die de contractmanager maakt. Een jurist kan echter wel helpen om de verplichtingen inzichtelijk te maken.  

🧐📜 Belangrijk om doelstellingen uit een ingewikkelde tekst te filteren Wanneer je een contractmanagement oplossing gaat gebruiken blijkt hoeveel doelstellingen je wel niet uit één paragraaf tekst kunt halen. Vooral bij zorgvuldig uitonderhandelde afspraken is het belangrijk om deze helder te krijgen. Jurist Jasper geeft een voorbeeld:  Uit één artikel over het wijzigen van een bestemmingsplan haalde hij voor zijn opdrachtgever (een van de grootste bouwondernemingen van Nederland) maar liefst dertien doelstellingen. Met veel verschillende belanghebbenden: een projectontwikkelaar, gemeente ambtenaar, wethouder enzovoorts.  

🔮 Toekomst: Bij onderhandelingen al rekening houden met contractmanagement Sommige ouderwetse juristen vinden het fijn om zo ingewikkeld mogelijke teksten op te stellen. Volgens Jasper Oude Vrielink zijn ingewikkeld geformuleerde bepalingen moeilijk te managen. Bovendien kosten ze bij conflict veel uitzoekwerk.  Hij pleit daarom voor contractteksten die zowel juridisch sterk in elkaar zitten, als makkelijk om te zetten naar concrete acties. In de toekomst denkt hij dat je tijdens de contractonderhandelingen al rekening houdt met de implementatie in een contractmanagement systeem.

Contracthiërarchie. Wat betekent dat precies? En waarom is het zo ongelooflijk belangrijk?  

🗳 Contractmanagement democratie bestaat niet Elk contract heeft één eindverantwoordelijke, legt MochaDocs oprichter Rob Postma uit in deze podcast. Wie dat precies is, spreek je af met je eigen organisatie. Maar maak niet de denkfout om automatisch uit te gaan van de hoogst geplaatste manager.  

💪 Maar topdown alleenheerschappij werkt contraproductief Want die hoogste geplaatste persoon is niet per se degene met het meeste belang bij het succesvol uitvoeren van een contract - en zeker niet degene met de meeste tijd om toe te zien op het nakomen van afspraken. Ga daarom uit van de structuur van het contract en niet de structuur van je organisatie.  

👨‍💻👩‍🏭👩‍🔧👨‍🔬 Betrek alle stakeholders bij het succesvol uitvoeren van je contract Ook omdat belanghebbenden in het contract zich vaak zelfs buiten je organisatie bevinden. Een goed voorbeeld hiervan is het verhaal van een Nederlandse gemeente die het rendement uit haar openbare werken contracten optimaliseerde door nauwer samen te gaan werken met leveranciers.  

🤔 Voorkom schijnzekerheid - denk na over contracthiërarchie Soms kost het even denkwerk om uit te vogelen wie je verantwoordelijk maakt op contract- onderwerp- en taakniveau. Hoe doe je dat bijvoorbeeld bij een IT-contract voor de HR-afdeling waar ook inkoop, finance en de CEO mee te maken hebben?  Met wat meer ervaring in contractmanagement krijg je hier handigheid in en richt je eenvoudig per contract(soort) een contracthiërarchie in. Zorg voor een softwarepakket dat je faciliteert in het toewijzen van verantwoordelijkheden gebaseerd op de contracthiërarchie.

📢 Wat als iemand zijn taak in het contract niet opvolgt? Wie moet je dan waarschuwen?  Als je contracten managet met een duidelijke contracthiërarchie is er een eindverantwoordelijke voor het contract. Anderen kunnen verantwoordelijk zijn voor onderwerpen of taken binnen dat contract. Wat nu als iemand zo'n taak niet uitvoert? Dan krijgt de onderwerpeigenaar en vervolgens de contracteigenaar na X tijd een berichtje. Dat noem je ook wel het escalatieproces. Heb je zo'n escalatieproces wel nodig? Daarover verschillen de meningen.  

🤔 Heb je een escalatieproces nodig in contractmanagement? Je hebt wel een escalatieproces nodig: 'Soms is het heel druk en kan het voorkomen dat iemand een taak vergeet, dan is het handig dat je toch een escalatieproces instelt'.  Je hebt geen escalatieproces nodig: 'Ik kan wel zes wekkers naast mijn bed gaan zetten, maar dan ga ik niet op tijd opstaan - mensen moeten hun gewoon hun taken uitvoeren als ze een melding krijgen' - uit de contract management case study met Teleperformance directeur Jeroen Hollestelle.  

📋 Heb je echt voor elke taak een escalatieproces nodig? De ene taak lijkt belangrijker dan de andere: Controleer of je een pand met miljoenen huur wilt verlengen vs. willen we dit Spotify abonnement aanhouden  Toch adviseert MochaDocs oprichter Rob Postma om het escalatieproces standaard aan te houden voor alle taken. Het risico is namelijk groter dat je voor een bedrijfskritisch contractonderdeel een escalatie vergeet in te regelen, dan dat je een keer een melding teveel krijgt.  Bovendien kun je het ook omdraaien: als het niet zo heel belangrijk is of een taak op moment X wordt uitgevoerd - moet je de taak dan wel instellen met deze deadline? Daarbij komt nog dat je niet altijd van tevoren weet hoe belangrijk een contract(onderdeel) in de toekomst gaat worden voor je organisatie.  

⏰ Wanneer een melding in je escalatieproces? Tot slot de vraag: wanneer moet je een melding krijgen als iemand zijn taak in het contract nog niet heeft uitgevoerd? In de regel werkt dit het best:  Na 65% van de verstreken tijd voor de deadline krijgt de onderwerpeigenaar een seintje  Na 85% van de verstreken tijd voor de deadline krijgt de contracteigenaar een seintje

Hoe kun je slim besparen op je facilitaire contracten zonder dat je er qua voorwaarden op achteruit gaat?  In deze podcast schuift Cees Bruil (Contractmakelaar) aan. Hij bespreekt de 5 belangrijkste categorieën van non-product-related contracten die hij 'optimaliseert':  

⚡ 1. Besparen op energiecontracten Energie is energie. Het gaat dus vooral om tijdig (pro forma) opzeggen zodat je een sterke onderhandelingspositie hebt.  

🔥 2. Besparen op verzekeringen Hier wordt het al ingewikkelder. Heeft het (goedkoopste) brandverzekeringscontract bijvoorbeeld een harde clausule voor het keuren van brandblussers? Dan loop je onnodig groot risico. The devil is in the details.  

🖨 3. Besparen op printkosten Ook hier weer moet je diep de voorwaarden in duiken. Zo noemt Bruil de verschillende definities van een 'kleurenprint'. Sommige leveranciers noemen dat al zo bij één grijstint, zo kan je eindafrekening voor printkosten flink in de papieren lopen.  

💶 4. Besparen op subsidieadviesbureaus Ga je met een partner in zee om een subsidie aan te vragen? Bekijk dan hoe deze betaald wil worden. Is het een percentage van het aanvraagbedrag, het toegekende bedrag of het daadwerkelijk uitgekeerde bedrag?  

☎ 5. Besparen op belkosten Breng al je telecomcontracten samen bij één partij. Dat hoeft geen traditionele leverancier te zijn, bellen is immers steeds meer een IT-kwestie geworden.

💸 🤔 Wat gebeurt er met je data en dienstverlening als je van de ene op de andere dag een online programma niet meer kunt gebruiken voor je organisatie?   Escrow-expert Herman Kui vertelt in deze podcast onder andere het verhaal van een transportbedrijf dat ineens het zicht op al haar ritten kwijt was.  

💡 De afweging die je  moet maken is niet: Hoe groot is de kans is dat je softwareleverancier failliet gaat?  Maar wél: Wat zijn de gevolgen als je van de ene op de andere dag niet meer bij je data kan / een softwarepakket niet meer kunt gebruiken?  Daarom is het slim om je tegen faillissementen van je leveranciers in te dekken met een escrowovereenkomst.   

In deze podcast leer je:  

✔ Hoe een escrowregeling precies werkt 

✔ Waarom je in de cloud niets hebt aan een klassieke escrowregeling 

✔ Hoeveel een escrowregeling kost

🤔 Maakt het uit of je contracten wil managen in Nederland 🇳🇱 of Noorwegen 🇳🇴?  Toch wel een beetje, vertelt Oscar Floor (MochaDocs Nordics) in deze podcast.   

Al is het maar omdat de afstanden in Noorwegen zo enorm zijn (van Oslo naar Hammerfest ✈ is net zo ver als Oslo naar Rome! ✈ ) Een implementatie op locatie wordt daarom lastig.  Oscar helpt Scandinavische organisaties via Skype om te beginnen met MochaDocs.   Niet omdat de software zo ingewikkeld is ('dat heb je in drie minuten geregeld'),  eerder om na te denken over: - Welke soorten contracten hebben we? - Wat willen we uit contracten managen? - Wanneer willen we een melding over een afspraak?

Bram van Montfoort interviewt al ruim 4 jaar klanten van MochaDocs over hun uitdagingen bij contractmanagement; van grote multinational of overheid tot kleine Mkb'er.  

🎙 Rob Postma vraagt hem in deze podcast naar wat hem het meest is bijgebleven.  Je hoort onder andere over: 

🚫 Een legal counsel die worstelt met het omzetten van 'verboden' in meldingen 

🌪 Een klein snelgroeiend bedrijf dat het overzicht bijna kwijtraakt 

🧐 Een directiesecretaresse die vooral geen ingewikkelde software meer wil  Benieuwd geworden naar de achterliggende verhalen? Lees de cases met o.a. het Ministerie van Buitenlandse Zaken, Damen Shipyards, Riwal en De Bibliotheek: https://www.mochadocs.com/nl/customercases

Als je een contract al online tekent en managet, is het dan niet een logische volgende stap om ook de betalingen automatisch te laten verlopen?  Payments expert Matthijs Koorn vertelt je in deze podcast over de mogelijkheden en uitdagingen bij het automatisch uitvoeren van betalingen die je hebt afgesproken in contracten.  We hebben het onder andere over: 

👦 Het belang van identity management; weten wie er tekent 

🏛 PSD, PSD2; Europese wetgeving om betalen makkelijker te maken 

💰 Escrow voor automatische betalingen gekoppeld aan contracten

Niemand gaat in het bestuur van een sportclub omdat ie zo graag administratie doet. Maar het moet wel gebeuren. Wat doe je met de contracten?  Sportclubbestuurder Rik Hardon vertelt je in deze podcast het hoe en waarom van contractmanagement bij vrijwilligersorganisaties.  We hebben het onder andere over: 

🤔 Hoe hou je overzicht bij wisselende bestuursleden? 

⚠️ Welke contracten zijn belangrijk voor een sportclub? 

🕵 Wat voor contracten zie je makkelijk over het hoofd?

Tot voor kort wilden veel kleine bedrijven er nog niet aan. Anno 2020 snapt iedereen het nut van digitaal werken. Maar hoe pak je dat aan in een bedrijf dat nog veel met papier - of losstaande programma's - werkt?  Heleen Matthijssen van Office Helden helpt dagelijks mkb'ers met de overschakeling 'zonder dat het eng wordt'. In deze podcast legt ze uit hoe ze dat doet.  We hebben het onder andere over: 

✅ Het verschil tussen ingescande PDF'jes en geïntegreerde systemen 

😤 Hoe ga je om met weerstand tegen digitaal werken? 

😊 Hoe betrek je werknemers bij het inrichten van slimmere processen?

Hoe verschilt de bedrijfscultuur bij een startup van een normale kantoorbaan?  

Oud-stagiairs Danny en Barleb vertellen je in deze podcast over hun ervaring van een half jaar werken bij een bedrijf met grote persoonlijke vrijheid én verantwoordelijkheid.  We hebben het onder andere over: 

🕒 Komen werken wanneer je wil 

⚖ Balans vinden tussen vrijheid en verantwoordelijkheid 

💯 Beoordeeld worden op resultaten

Eric van Oosterbaan en Maarten Quak (Absolutely Fresh) organiseren al jarenlang succesvolle evenementen zoals Kingsnight en Freshtival. Dan staat door COVID ineens alles stil.  Hoe ga je zakelijk om met die tegenslag? Welke stappen zet je als eerst?  

We hebben het onder andere over: 

🕵 Welke contracten heb je op dit moment lopen? 

❌Wat zijn de annuleringsvoorwaarden? 

💪 Hoe communiceer je met benadeelde leveranciers?

Remko Spek geeft ons een kijkje in de wereld van interpretatie verschillen bij grote contracten.

In gesprek met Mathijs Koorn, de expert op het gebied van B2B betalingsverkeer.

In het begin heb je misschien scherp onderhandeld, maar na een paar jaar kijk je vaak niet meer om naar je leverancierscontracten. En dat is zonde, vindt Dennis de Koning (Twintigveertien), want je kunt er zoveel op besparen.  In deze podcast bespreken we hoe je (weer) grip krijgt op je leverancierscontracten.  We hebben het onder andere over: 

🤔 Waar betaal je precies voor? 

💸 Hoeveel stijgen de prijzen elk jaar? 

🕵 Hoe hou je zicht op al je afspraken?

Onderhandelen. Weinig mensen zijn er echt goed in. Terwijl het een belangrijk onderdeel vormt van je dagelijkse leven. Wat is dan goed onderhandelen?  Dennis de Koning (Twintigveertien) heeft ruime ervaring in zowel de sales als inkoop. Hij legt je in deze podcast het verschil uit tussen 'korting vragen' en 'fundamenteel onderhandelen'.  We hebben het onder andere over: 

😎 Met voldoende vertrouwen de onderhandeling in 

💶 Weet wat je diensten waard zijn 

🤔 Waarom 'korting vragen' niet genoeg is

Hoe is het om stage te lopen bij MochaDocs? Hoe zet je een onderzoek op? Wat wil je te weten komen? En hoe is de begeleiding?   Oud-stagiairs Danny en Barleb vertellen je in deze podcast over (de opzet van) hun onderzoek naar contractmanagement in vastgoed en logistiek.  We hebben het onder andere over: 

🤔 Niet verkopen, maar vragen stellen! 

☎️ Hoe vind je voldoende respondenten? 

🚚 Opvallende resultaten uit het onderzoek

Wie bewaart je belangrijke data? Hoe weet je zeker dat ze er veilig mee omgaan? En hoe ga je zelf eigenlijk verantwoord met gevoelige informatie om?  Rick Jan Floor is expert op het gebied van informatiebeveiliging en legt in deze podcast uit hoe de ISO27001 norm je kan helpen bij effectieve databeveiliging.  We hebben het onder andere over:

 ✅ Wat betekent een ISO27001 certificering? 

👥 Van wie mag je een certificaat verwachten? 

⚠️ Waarom het ene certificaat het andere niet is

Hoe zorg je ervoor dat je contractinformatie altijd veilig staat? Dat je er zelf bij blijft kunnen en anderen geen ongewenste toegang krijgen?  MochaDocs CEO Rob Postma en interviewer Bram van Montfoort gaan in deze podcast in gesprek over de bijzonder diverse aspecten van databeveiliging.  We hebben het onder andere over: 

🌍 Waar staat mijn data opgeslagen? 

🤔 Wat zegt een ISO27001 logo? 

📉 Databeveiliging bij een faillissement

Je wilt als Nederlands bedrijf internationaal gaan verkopen. Hoe zorg je dan dat je klanten kunnen betalen? 🌎🤔  

Onafhankelijk Payment Platform Expert Matthijs Koorn neemt je in deze MochaDocs podcast mee in de wereld van belastingen, betaalmethoden & valuta. Een fijne introductie van ongeveer 20 minuten. Wordt vervolgd!  

💸 Belastingen  In Europa bepaalt de vestigingsplaats van de koper hoeveel BTW je afdraagt. In de VS is dit door een recente ruling van het Amerikaanse Hooggerechtshof ook het geval. Alleen wordt de Sales Tax niet alleen bepaald per staat, maar soms zelfs tot op postcodeniveau..  

💳👛 Betaalmethoden  Elk land kent weer zijn eigen favoriete betaalmethode. Zo hebben we in Nederland iDEAL en in België bijvoorbeeld Bancontact. Maar hoe zorg je er nu voor dat je al deze betaalmethoden accepteert zonder 20 opties op je website te laten zien? En wat is de beste methode voor abonnementen?  

💲💷💹 Valuta  Superhandig die Euro. Alleen telt Matthijs in Europa alsnog 12 verschillende valuta en daarbuiten natuurlijk nog veel meer. Voortdurend converteren van valuta gaat je veel geld kosten. Daarom is het vanaf een bepaalde omzet interessant om rekeningen in meerdere valuta te openen.

Weet wat je tekent! 📝🤔  

Rob Postma kan het in deze podcast over contractmanagement op inhoud niet vaak genoeg benadrukken.   Pas als je weet onder welke bepalingen je precies je handtekening zet, kun je een contract managen op inhoud.   Hij geeft een voorbeeld: 

🏭 Stel je koopt een grote machine 

🗓️ In het contract staat een garantieperiode van 9 maanden 

📳 Dan wil je na 8 maanden een berichtje 

💶 Als er dan iets mis is, valt het nog binnen de garantie   Contracten managen op inhoud begint dus al bij het opstellen van het contract..  Kun je een voorwaarde goed managen? En waarom zet je 'm er anders in?    Daarover gaat ook dit verhaal: https://www.mochadocs.com/nl/blog/hoe-zorg-je-dat-de-tegenpartij-zijn-contractafspraken-nakomt (een contractmanager bij een grote gemeente gaat de 'kruiwagen vol cijfers' te lijf)

💸💸💸 Huurcontract per ongeluk verlengd. Totale kosten: 10 miljoen euro Soms haalt het vergeten van een einddatum het nieuws. Zoals een groot softwarebedrijf dat de huur voor een enorm kantoorpand in Amsterdam Sloterdijk vergat op te zeggen. Daarmee ging het voor 1.5 tot 2 miljoen euro per jaar (!) de boot in.  

⏰‼ De einddatum van je contracten in de gaten houden is dus enorm belangrijk. Maar hoe zorg je daar precies voor?  In deze podcast hoor je alles over het hoe en waarom van einddatumbewaking bij contracten.

Waar is je contract? Hoe sla je contracten (digitaal) op?  

🕵🗄📁 In de kluis, een ordner, een online drive, het bureau van de marketing manager? Stel je voor: de marketing manager vestiging Eindhoven sluit een fantastisch contract af met een communicatiebureau. Een paar maanden later vertrekt hij bij de organisatie. Waar is het contract dan? Op zijn laptop? Op zijn bureau? In een archiefkast? Op de Google Drive?  

❓❔❓Waar moet je contracten opslaan? Zonder duidelijke afspraken raak je al snel contracten kwijt. Soms met dramatische gevolgen. Daarom wil je graag weten waar je contracten zich bevinden (een basisvoorwaarde voor contractmanagement).   

📜 Moet je een papieren versie van je contracten bewaren? De Belastingdienst eist dat je contracten minimaal 7 jaar bewaart. Maar dat hoeft niet op papier te zijn. Je kunt dus al je contracten en bijlagen digitaliseren of zelfs volledig digitaal aangaan en ondertekenen.  

☁ Alle contracten op de Google Drive? Handig toch? Al je contracten op de online schijf en je raakt ze nooit meer kwijt! Dan loop je alleen wel tegen een heel nieuw probleem op: wie krijgt toegang tot soms erg gevoelige contractinformatie? En wat als je bijvoorbeeld wil dat iemand alleen maar toegang heeft tot delen van contracten die voor hem of haar relevant zijn? De praktijk leert dat dit op online opslagomgevingen erg lastig is in te regelen.  In deze podcast pleit Rob Postma er daarom voor om gebruik te maken van een contractmanagement oplossing die je de mogelijkheid geeft om al je contracten en bijlagen veilig op te slaan in de cloud, terwijl stakeholders toegang hebben tot de contract(onderdel)en die voor hen relevant zijn.  

🧐 Hoe zoek je al je contracten bij elkaar? Al je bestaande contracten en bijlagen verzamelen kan een tijdrovende bezigheid zijn.

Sommige vragen lijken zo simpel dat je ze vergeet te stellen.   'Wat is een contract?' 'Waarom moet je het managen?'   En toch is het belangrijk om er even over na te denken.   🎙 In deze podcast met Rob Postma & Bram van Montfoort gaan we terug naar de (hele nuttige) basis.  

📝🤔 Wat is een contract? Wij hebben in dit geval over afspraken die je schriftelijk vastlegt.  

📝⏰ Wat is contractmanagement? Je kunt al je contracten netjes in een kluis opslaan, maar dat is nog geen contractmanagement. Dat is het opslaan van contracten.   Je kunt al je contractafspraken netjes in een lijstje zetten. Maar dan moet je elke dag naar dat lijstje gaan kijken. Dat is het registreren van contracten.  Wat bedoelen we dan met contractmanagement?  Dat is een methode waarmee je zeker weet dat de juiste persoon op het juiste moment een berichtje krijgt  om actie te ondernemen op een contractafspraak die voor je organisatie belangrijk is. Bijvoorbeeld om te beslissen of je het contract wilt verlengen of niet. Vaak gebruik je hier een contractmanagement oplossing voor.  

👨‍⚕️👩‍⚕️/🏢 Moet iedereen contracten managen? Als zzp'er in de zorg met twee opdrachtgevers kun je de vraag stellen of contractmanagement wel nodig is. Je kunt belangrijke afspraken zelf in je agenda zetten.   Wanneer de diversiteit en hoeveelheid contract toeneemt. is managen een must.  Wanneer je dit niet doet, loop je het risico dat contracten onnodig verlengd worden, stopgezet of je belangrijke afspraken niet uitvoert/ de andere partij belangrijke afspraken niet uitvoert.  

🧐 Wat is de definitie van contractmanagement? Het stikt op internet van de definitief voor contractmanagement. Wij denken dat er geen one size fits all definitie is. Een jurist zal met contractmanagement iets anders bedoelen dan een inkoper.