E-Mails löschen oder behalten? Die Kunst der effizienten Inbox-Verwaltung

E-Mails sind zu einem unverzichtbaren Kommunikationsmittel geworden. Während wir uns früher auf gedruckte Briefe oder Faxnachrichten verließen, erreichen uns Informationen und Nachrichten nun in Sekundenschnelle über den elektronischen Posteingang. Digital stapeln sich E-Mails schnell bis unter die Decke. Früher habe ich persönlich das Löschen von E-Mails vermieden und dies sogar öffentlich vertreten. Doch lohnt es sich, diese Einstellung zu überdenken?

Die vermeintliche Unendlichkeit des digitalen Raums

Bis vor kurzem schien der digitale Speicherplatz für E-Mails schier unendlich zu sein. Besonders bei Diensten wie GMail schien es Jahre, wenn nicht sogar Jahrzehnte, zu dauern, bis wir die Grenzen des Cloud-Speichers erreichen würden. Diese vermeintliche Fülle an Raum führte dazu, dass viele von uns zögerten, E-Mails zu löschen. Warum sollte man wertvolle Zeit damit verbringen, E-Mails auszusortieren, wenn doch genug Platz vorhanden ist?

Doch es gibt Organisationen, die strenge Richtlinien für die Handhabung von E-Mails haben. Ob aus rechtlichen Gründen, um die Kommunikation zu archivieren, oder aus anderen unklaren Motiven – in manchen Firmen ist das Löschen von E-Mails schlicht nicht erlaubt. In bestimmten Fällen ist das Löschen von E-Mails nicht nur erlaubt, sondern sogar notwendig. Insbesondere im Hinblick auf den Datenschutz müssen bestimmte E-Mails nach einer gewissen Zeit gelöscht werden. Dies betrifft beispielsweise Bewerbungsunterlagen oder sensible Kundendaten. Hier wird deutlich, dass das Löschen von E-Mails nicht nur eine Frage der Effizienz, sondern auch der rechtlichen Verpflichtung sein kann.

Die Abwägung: Löschen oder Behalten?

Um die Frage "Solltest die E-Mails löschen?" zu beantworten, ist eine differenzierte Betrachtung notwendig. Einerseits bietet die scheinbar unendliche Speicherkapazität Raum für das Sammeln und Archivieren von Nachrichten. Andererseits können organisatorische Vorgaben und Datenschutzrichtlinien das Löschen unumgänglich machen. Es zeigt sich also, dass die Entscheidung von verschiedenen Faktoren abhängt.Wenn Du Dich für das Löschen von E-Mails entscheidest, gibt es bestimmte Zeitpunkte, die sich dafür besonders eignen. Der erste Zeitpunkt ist beim Klassifizieren der neuen E-Mails. Konzepte wie "Inbox Zero" helfen Dir dabei, E-Mails direkt in Kategorien wie "Bearbeiten", "Lesen", "Irgendwann" und "Müll" einzuordnen. Letzteres kann direkt gelöscht werden, um die Übersicht zu wahren. Der zweite Zeitpunkt ist, wenn die E-Mail abgearbeitet wurde – sei es durch Lesen oder Beantworten. In vielen Fällen kann die E-Mail nach dieser Bearbeitung sicher gelöscht werden, ohne wertvollen Speicherplatz zu verschwenden.

Fazit: Die richtige Balance finden

Die Zögerlichkeit, E-Mails zu löschen, basiert oft auf der Sorge, wichtige Informationen könnten verloren gehen. Diese Sorge, ist viel seltener berechtigt, als sie tatsächlich aufkommt. Die Antwort auf die Frage, ob Du E-Mails löschen solltest, liegt in einer ausgewogenen Herangehensweise. Das gezielte Löschen von E-Mails zu den richtigen Zeitpunkten kann dazu beitragen, Ordnung und Klarheit in Deinem Postfach zu schaffen. Denke daran, dass nicht jede E-Mail dauerhaft aufbewahrt werden muss und dass das Löschen von E-Mails eine Strategie ist, um den Überblick zu behalten und gleichzeitig Speicherplatz zu sparen.

www.inbox-zero.de

In welchen Zeithorizonten denkst du? (Folge 14)

produktiv hoch 3By Sascha FethSep 09, 2020