Que Des Solutions

Quand la vie tire le tapis sous nos pieds et que l’objectif qu’on visait part en fumée, on se dit qu’on aurait dû se prévoir une alternative. C’est exactement dans une telle situation qu’on a découvert tout le pouvoir d’être en mode “Plan B”.

D’abord, lorsqu’on démarre un projet, on identifie le résultat précis que l’on vise, qui nous donne la direction à prendre (qui constituent ensemble le Plan A). Chaque geste ou action que l’on posera par la suite visera à atteindre ce résultat. On sait que dans un vol de 10 000 km, si le pilote de l’avion change sa trajectoire d’un simple petit degré, il pourra finir sur un tout autre continent que celui qu’il visait au départ. Et c’est le grand danger de n’avoir que le Plan A. Dès qu’un élément externe s’invite ou que quelque chose ne se passe pas comme prévu, on doit déployer une quantité immense d’énergie, d’efforts et de ressources pour ajuster notre course et forcer le projet à revenir dans l’axe prévu au départ. 

La solution?

Se permettre d’être en mode Plan B. Être en mode Plan B, c’est être à l’aise à ce qu’un résultat différent existe (point B) ou à ce que le chemin pour s’y rendre soit différent (trajet B). Identifier consciemment un scénario alternatif de succès permet : 

• de lâcher prise (incluant d’éliminer de la rigidité et de se libérer (de l’illusion) du contrôle),

• d’adopter une posture d’ouverture aux opportunités, aux synchronicités.

C’est quoi un bon Plan B

Le meilleur Plan B est celui qui est autant sinon plus intéressant que le scénario initial (Plan A). C’est celui qui nous fait dire que l’un ou l’autre des scénarios peut arriver et on sera tout aussi heureux, serein, fier [insérer ici le qualificatif que tu veux ;)]. Le plan qui te fait dire : “À la grâce de Dieu”, que ce qui doit arriver arrive!

Le Plan B, c’est une stratégie d’adaptation (et un réflexe à développer) qui apporte : 

• du pouvoir (sur l’issue et le processus)

• une posture d’adaptation

• de la flexibilité.

En l’utilisant assez souvent, on finit par identifier rapidement dans une situation donnée les éléments sur lesquels on a du contrôle de ceux qu’on ne contrôle pas. Et parmi ceux qu’on contrôle toujours se trouvent nos gestes, nos actions et l’interprétation que l’on a des événements. Le mode Plan B permet de ne pas se placer en victime d’une situation. 

Et le processus est relativement simple :

• identifier le projet et le Plan A

• élaborer un Plan B (qui réponde aux objectifs - qui se rapportent au final à être heureux, être entouré, aimer/être aimé, se réaliser)

• ressentir la flexibilité, la libération du contrôle et l’espace qui se crée pour les opportunités et les synchronicités.

Un Plan B, c’est un passeport intérieur vers la liberté qui permet d’éviter de se sentir victime des éléments externes en saisissant son propre pouvoir, en adoptant une posture de flexibilité et d’adaptation. Un Plan B ouvre la porte aux opportunités et confirme qu’on accepte que le succès d’un projet ne passe pas uniquement par notre vision individuelle et initiale. Il invite l’Univers à conspirer avec nous (et pour nous) à la réalisation de nos objectifs, quels qu’ils soient.

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À plusieurs reprises, dans le podcast ou les formations, on parle de notre utilisation des tableaux de visualisation. On a décidé de partager la pratique de Claudine pour la création de ses tableaux de visualisation.

C’est connu, les stratégies, les outils, les systèmes, on en mange. On aime tout ce qui nous aide à passer efficacement du point A au point B. Mais encore faut-il qu’il existe, le fameux “point B”!

Quand on entame un projet, on a souvent une vision claire (des objectifs, des indicateurs, des résultats visés). Mais ça n’est pas toujours le cas (surtout dans les projets plus “personnels” ou dans notre carrière (ou même notre vie). Sans une vision de ce à quoi un demain idéal pourrait ressembler, on peut tomber facilement dans l’errance. Pour trouver l’alignement et donner un sens à nos gestes du quotidien, on veut pouvoir les rattacher à nos valeurs, à une destination (même vague ou imprécise), nos grands objectifs de vie (ou au moins à comment on veut se sentir).

Claudine a décortiqué les étapes de confection de ses tableaux de visualisation.

Les étapes

Le processus de création du tableau de visualisation se déroule à quelques moments, sur toute l’année. (Pour l'article complet relatant les propos de Claudine, passe sur quedessolutions.com dans la section Articles & Podcast :)

• Pochette remplie de coupures de revues : mots et images
• Revues
• Conservation
• Sélection principale
• Du temps…
• Rétrospective
• Intégration
• Archives
• Cartes sur table
• Thèmes
• Support
• Bricolage
• Près des yeux…
• Abandonner/décrocher

Le but d’un tableau de visualisation, ça n’est pas d’être un plan d’action. Il ne fait pas partie du quotidien, on ne travaille pas “dessus” ou “dedans”. Il inspire, il est la représentation matérielle de désirs, de visions, de valeurs, d’émotions désirées, de rêves. Construire son tableau, c’est appuyer le doigt à la surface de l’eau. On n’a pas à créer des vagues constamment, en restant sur le bord de l’étang. On traverse la surface une fois et on laisse les ondes se propager, jusqu’au bout, et revenir amplifiées.

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Si tu lis ces mots, tu te dis peut-être (comme nous la première fois) : “Oh non non, moi, abandonner : jamais!” La première fois que le concept nous a été présenté, c’est un formateur qui tenait un bâton entre les deux mains et qui disait : “Oui oui, vous lâchez prise (mais il lâchait une main, puis l’autre, sans jamais lâcher le bâton). Moi, je vous suggère d’abandonner!” (et il laissa alors tomber le bâton par terre). Tu visualises le moment (avec le bruit)?

Et le mot fait encore plus réagir ceux qui ont eu à guérir une blessure d’abandon. Si c’est ton cas, on t’envoie plein d’amour. Et on te suggère de rester ouvert.e à explorer le concept.

Quand tu formules une intention claire + que tu la lances dans l’Univers = l’Univers conspire à t’apporter ce que tu demandes. Ce n’est pas magique. Tu le sais, tu l’as déjà vu/vécu. Prends quelques secondes pour te souvenir d’un moment où tu as reçu exactement ce dont tu avais besoin dès que cette demande est devenue claire. Ça avait l’air d’arriver par magie. Mais non. C’est quand tu 1) abandonnes l’illusion du contrôle, que tu 2) formules en toi une intention claire et que tu 3) l’assumes pleinement et la déclares (à l’écrit ou à l’oral, mais en-dehors de ta tête) que tu déclenches ta magie.

Le bout d’abandonner est HYPER important (sinon, tu te donnes des objectifs, tu fais des plans, tu calcules et tu te convaincs que tu n’as pas assez d’argent, de temps ou de contacts pour arriver à ce que tu désires.)

On réfère à ce concept en le nommant “manifestation” et s’il t’est étranger, mais qu’il t’intéresse, une super auteure pour aborder ces concepts est Gabrielle (Gabby) Bernstein.

Et maintenant, un peu plus sur la résistance. Celle que tu as sûrement ressentie à la lecture du mot “Abandonner”. Steven Pressfield en parle dans son livre “The War of Art” (à lire absolument!). Il analyse la résistance qui apparaît automatiquement dès qu’on vise à passer à un état “supérieur”, à la prochaine étape. Que ce soit dans l’écriture d’un livre (le propos de départ de Pressfield), dans un projet de perte de poids, dans la planification d’un voyage, dans la création d’une entreprise, dans un projet de retour aux études, toute volonté de passer au “niveau supérieur” créera de la résistance. C’est un fait (donc il faut cesser de te culpabiliser d’y faire face). La résistance est à l’acte de se transformer ce que l’ombre est à la lumière, dès que l’un apparaît, l’autre est créé.

Abandonner c’est sortir de sa zone de confort, c’est viser le niveau supérieur. Abandonner, donc, créera de la résistance en toi.

Alors on est pris avec la résistance et il faut forcer et ramer à sens contraire?? Non, pas du tout. Il existe plein de trucs pour plonger dans la résistance, la contourner ou lui retirer son pouvoir sur nous. On en préfère un plus que les autres.

LE truc (qui nous vient de Mel Robbins, on l’adore!) 👍:

5… 4… 3… 2… 1… action.

Voilà (pour vrai).

Quand tu penses à faire le geste, l’action, la prochaine étape de ton projet, avant même que la résistance (le doute, la petite voix plate) ait le temps de se manifester, tu démarres ton décompte (dans ta tête ou tout haut)

5…

4…

3…

2…

1…

Go (ou action, allez-hop, bref choisis ton mot). Et tu y vas!

Après avoir focusé sur le décompte (qui permet à ton cerveau de se concentrer sur une tâche précise et qui met en sourdine la résistance), tu te lèves et tu vas faire la tâche/action qui te permet d’avancer ton projet. C’est presque trop simple. Et ça marche!

Pour l'article de blog complet lié à cet épisode, viens nous voir sur quedessolutions.com. 

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La première :

La fin d’année au 31 décembre est un concept. Sans plus. Rien dans l’Univers ne marque officiellement ce passage. C’est le pape Grégoire XIII qui l’a fait adopter à la fin des années 1500. Cette division de l’année sur 12 mois, de janvier à décembre est un concept qui nous permet de mesurer le temps de la même façon à travers les nations. Alors si la fin d’année te donne de l’anxiété, si tu mesures ta valeur à ce que tu as accompli avant le 31 décembre : décroche! D’ailleurs, on t’invite même à faire ce que Claudine a fait avec Que Des Solutions au moment de créer l’entreprise et à choisir une autre date que le 1er janvier comme début d’année financière (dans notre cas c’est le 1er décembre). Les entreprises (au Québec) peuvent choisir leur date de fin d’année financière (à leur création ou à tout moment de son existence en déposant des statuts de modification). Comme le dit l’auteure Theresa Anne Fowler, “La plupart des règles sont des vieilles habitudes que les gens ont peur de changer”.

La seconde :

Oublie les résolutions! Fais comme le suggérait récemment Gabby Bernstein et sors les résolutions de ton vocabulaire. Pour une bonne raison : elles émanent du mot “résoudre” qui sous-entend qu’il y a un problème dont on cherche la solution. L’énergie qui s’attache à la résolution en est une de manque, de longueur de retard. Gabby suggère de choisir une intention. Déclarer une intention pour l’année ou l’étape qui vient fait appel à la magie en nous. Un coup de baguette et hop : que 2023 soit mon année de X et de Y et je veux me sentir Z.

Un petit plus :

On adore les cartes (d’abondance, des anges, de la lune, des archétypes d’animaux) toutes les cartes de type oracle qui nous permettent d’aller chercher des réponses dans l’intangible. Claudine a donc décidé d’en piger trois pour l’année qui vient (avec l'aide de Line, sa maman, qui nous témoigne sa présence avec un sou de 1952, son année de naissance, qui tombe des cartes en début de lecture... wouah!)

Alors voilà ton message pour 2023

1. Le corbeau blanc | Fais confiance à la magie

Rien dans l’Univers n’est dû au hasard. Les coïncidences ont une signification. Le corbeau blanc t’invite à porter attention aux synchronicités. Le corbeau blanc te guide, il est un messager de l’Univers. L’Univers conspire en ta faveur. Fais confiance à la magie qui est partout!

1. L’antilope | La vie s’accélère

Ton évolution personnelle et ta co-création puissante accélèrent. Déclare tes intentions et prends action pour rendre tes rêves, une réalité. Si tu as fait des plans pour ta carrière ou tes finances, c’est le moment de monter tout ça d’un cran. Si tu te questionnes sur une relation, fais le premier pas. La vitesse de l’antilope va rendre tes projets bien intéressants!

1. L’éléphant | Apprends du passé

Même si tu souhaites pouvoir laisser le passé derrière toi, l’éléphant te rappelle que la mémoire est importante. Ce qui s’est passé avant te permet de comprendre ce qui se passe aujourd’hui. Tu portes en toi la force et la dignité. L’éléphant t’invite à reconnaître le passé pour les leçons qu’il t’apporte. Toutes les histoires que tu portes peuvent être racontées de plusieurs façons, choisis la tienne et tu peux choisir de raconter la tienne d’une manière qui te donne force et sagesse.

Alors pour 2023, ouvre-toi aux synchronicités, accepte que tes intentions génèrent des actions qui accélèrent la cadence de tes réalisations et honore ton passé et tes erreurs, et raconte ton histoire à ta façon.

La famille de Claudine a un nouveau membre : un chaton, Louis. Et cette belle aventure qui commence lui a fait quelques rappels de grands principes de la vie. Les ingrédients de base pour prendre soin d’un chaton, c’est aussi ce qu’on doit faire pour soi.

1. Combler les besoins de base

Chaton : Les 72h premières heures sont cruciales avec un chaton : présenter la litière, le bol d’eau et la nourriture après avoir “cat-proofé” la maison pour finalement s’assurer qu’il fait ses besoins (et au bon endroit).

Toi : On a naviguer le virtuel/hybride récemment avec une suite sans fin de teams/zoom/meet sans aller aux toilettes, sans boire, en sautant même des repas… c’est NON! Ce qu’il faut prévoir :

1. 5 minutes entre les rencontres
2. eau fraîche accessible (pichet, grand verre)
3. s’arrêter pour manger une collation nourrissante et pour dîner
4. rencontres de 20-25 ou 50 minutes (au lieu de 30 ou 60)
5. repas (ne pas avoir à se poser la question : soit manger la même chose ou avoir un lunch prêt)
6. idéalement : bouger, s’aérer le cerveau, marcher

La clé ici : réhausser nos standards de soins pour nous-mêmes comme si c’était un bébé chat!

1. Fournir un environnement sécuritaire

Chaton : “Cat-proofer” chez Claudine a voulu dire retirer les élastiques, les emballages jetables, les flocons métalliques de décoration de Noël et même tourner un divan sur le côté dans la journée.

Toi : Dans ton entourage, est-ce que tu côtoies des gens stressés, tu vis des micro-agressions, du harcèlement? Y a-t-il des moments où tu ne te sens pas en sécurité? Pouvoir dire ta vérité, tes sentiments et établir des limites c’est le reflet d’un environnement sain et RIEN ne justifie qu’on endure de ne pas se sentir en sécurité (ni une paie, ni une stabilité, ni une illusion de certitude, ni une relation qui dure depuis longtemps…).

1. Commencer petit

Chaton : l’idéal c’est de l’accueillir dans une petite pièce fermée, dans un environnement réduit pour qu’il s’adapte et étende par la suite sa zone de confort et développe confiance.

Toi : Prends-tu des trop gros projets, des trop grosses bouchées, joues-tu à “tant qu’à” en te mettant plus de pression que nécessaire? Le “planning fallacy” (ou le sophisme de la planification) c’est la démonstration scientifique que l’on sous-estime le temps que prendra une tâche. L’humain a tendance à ne pas tenir compte des preuves historiques dans sa planification (“ça me prend toujours une journée complète pour fermer le mois dans la comptabilité, mais je pourrai sûrement le faire en 2h…”). N’essaie pas de manger un éléphant en une bouchée (ou seul.e!). Un truc Que Des Solutions : si tu te poses la question “Ce projet est-il trop gros/ambitieux pour l’instant?” c’est déjà une indication qu’il l’est sûrement! Pourquoi ne pas le morceler (ce qui te permettra de déjouer ton cerveau dans son sophisme de la planification!) et mettre seulement la première partie dans ton assiette et le reste dans ton agenda?

1. Y mettre BEN de l’amour!

Chaton : dès qu’il se manifeste, on doit être là, le flatter, lui parler et s’asseoir avec lui… lui confirmer qu’on est sa nouvelle famille..

Toi : Mets-y de l’amour! BEN de l’amour! Sois la personne qui s'assure que les liens se créent, reviens à l’humain devant toi. Dans toutes nos journées, dans tous nos projets : le secret c’est d’y ajouter de l’amour. Quand il y a du ouache : ajouter de l’amour. Quand ça va bien : ajouter de l’amour. On peut choisir de devenir le canal par lequel passe l’Amour. Toute la lumière et l’énergie passe ainsi par nous pour rayonner vers l’autre et dans le monde.

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Après le retour en présentiel du Festival des harmonies, on a fait un retour sur les grandes leçons apprises dans ce premier événement "en vrai" depuis notre arrivée à la direction et la coordination de l'événement en 2019. Comme on sait que tout arrive toujours pour une raison dans la vie, on présente ces leçons dans une série de 6 épisodes.

Dans toute organisation ou projet, en tant que gestionnaire, on se doit de créer l’espace pour que les liens se créent entre les humains desquels on s’entoure. C’est un espace qui est tout aussi mental qu’il est physique.

Le meilleur exemple est l’ambiance à créer pour un quartier général (QG) d’événement. C’est un endroit où le stress est présent, c’est là où les décisions se prennent et où on doit livrer la marchandise tout en gérant des crises et des urgences. Mais les mots qui nous viennent quand on pense à notre QG sont :

• plaisir
• léger
• ne pas se prendre au sérieux
• intérêt envers l’autre
• entraide
• rire
• repas (prendre le temps de s’arrêter et manger ensemble)
• apéro
• parler des intérêts, activités, voyages
• se connaître au-delà du rôle joué dans l’équipe
• vulnérabilité
• authenticité.

Un des moyens utilisés au Festival pour créer cet espace pour que les liens se créent, c’est de fournir des lunchs, des collations et des boissons au personnel et aux bénévoles. Fournir également un espace de repos et de rencontre, pour permettre aux humains impliqués de se déposer dans les moments moins achalandés, permet d’offrir un terreau fertile pour la création de ces liens.

Donner la chance à quelqu’un d’exprimer son opinion permet d’enrichir les conversations. Et démontrer un leadership humain c’est permettre que les problèmes ou les failles perçues soient abordés.

Le résultat de cette ouverture combinée au plaisir vécu ensemble c’est de toucher à la vulnérabilité. Et c’est seulement par cette porte qu’on accède à la confiance. Accepter de s’ouvrir et d’être vulnérable, c’est aussi accepter de retirer la rigidité de la hiérarchie et les titres et d’arriver dans l’écoute, l’ouverture et l’implication. Brené Brown a établi que pour l’humain, confiance = vulnérabilité et vulnérabilité = véritable connexion. S’accrocher à son titre, c’est tenir à son armure et bloquer la connexion.

Activité + Émotion (élément humain) + Liens/Confiance = Événements qui transforment les gens

Créer un endroit où on peut retirer son armure et “être”, dans sa vulnérabilité et son authenticité, c’est le plus beau cadeau à se donner, comme gestionnaire, et à offrir à tous les humains qui gravitent autour du projet.

Une des activités qui permet également de créer ces liens, c’est la tenue d’un post-mortem avec les équipes bénévoles (et non seulement l’équipe interne ou le CA) où on pourra :

• recevoir de l’information pertinente
• créer le sentiment d’appartenance
• accéder à du savoir, des solutions
• créer l’occasion de renouveler déjà l’engagement pour la prochaine édition

Quand on se permet de vivre des moments plus grands que les simples tâches à réaliser, parce qu’on tisse des liens avec une équipe, on se permet d’atteindre la synergie. Et comme Aristote l’avait découvert il y a bien longtemps, le tout devient plus grand que la somme des parties. C’est là que la magie se crée. La magie des liens qui unissent les humains. Et avec cette magie, on peut tout réaliser!

Et toi, as-tu déjà vécu une telle magie dans une implication, un projet, une  équipe ou un événement?

Après le retour en présentiel du Festival des harmonies, on a fait un retour sur les grandes leçons apprises dans ce premier événement "en vrai" depuis notre arrivée à la direction et la coordination de l'événement en 2019. Comme on sait que tout arrive toujours pour une raison dans la vie, on présente ces leçons dans une série de 6 épisodes.

Dans nos organisations, nombreux sont les documents officiels comme les plans stratégiques, les contrats de toute sorte, les politiques de remboursement de billets (spectateurs), les consignes aux bénévoles ou les procès-verbaux de CA. De façon automatique, on collige ces informations dans des documents sans se poser la question : dois-je vraiment consigner ceci par écrit?

Et pourtant, ce qui est important reste souvent dans notre tête! Les grandes échéances de l’année, nos valeurs, certaines de nos tâches les plus importantes. On omet souvent de mettre par écrit ce qui nous paraît évident. Et c’est une erreur!

On a constaté qu’il devenait nécessaire de prendre conscience de cette tendance et d’éviter de :

• penser qu’on va s’en souvenir
• penser que c’est nous qui s’en occuperons la prochaine fois,
• penser que c’est évident
• croire qu’on est seul.e à en avoir besoin (si c’est déjà écrit, on n’aura qu’à copier/coller pour l’utiliser!)
• croire qu’on est irremplaçable ou immortel.le (viser être “ISO” et avoir des processus standardisés)
• détenir seul.e l’information (ex. l’information écrite vivant dans un dossier physique, dans nos courriels, dans un dossier sur notre disque dur d’ordi ou dans notre tête!!?!?!)

Une matrice à la rescousse

Mettre par écrit les informations importantes, c’est choisir de se tenir dans le cadran 2 de la Matrice de gestion du temps de Stephen Covey (qui permet de classer les tâches/activités selon leur importance ou non et leur urgence ou non). Le cadran 2, c’est l’endroit où vivent les tâches importantes et non urgentes (et il est malheureusement très peu visité. On a tendance à rester dans l’urgence, que ce soit important ou non.

Ce que nous enseigne Covey, comme stratégie du cadran 2, c’est de standardiser les opérations. Il s’agit là de consigner par écrit les processus et de noter les choses qui sont évidentes (avant l'ère du cellulaire, as-tu déjà oublié le numéro de téléphone de tes parents ou de ta meilleure amie, ou même plus récemment ton NIP après le confinement??).

Mon échéancier est-il assez?

Avoir un échéancier bien défini, c’est pour nous une base (savoir les grands dossiers à traiter à quel moment de l’année et par qui. Mais même un échéancier bien garni doit être complété par des opérations standardisées. On se rend compte que certaines lignes de notre échéancier peuvent représenter plusieurs tâches liées à des dossiers différents dans notre système informatique et intégrant plusieurs interactions. Prendre pour acquis qu’on se souviendra des subtilités la prochaine fois qu’il faut refaire la tâche, c’est viser le mur en appuyant sur l’accélérateur…

Flexibilité et révision

Une fois qu’on a standardisé les opérations et qu’elles vivent par écrit, on doit comprendre que ça évoluera. Ces documents ne sont pas figés, ils doivent être vivants et flexibles. Si c’est figé, ce sera “tabletté”. C’est évolutif : oui, c’est de la structure, mais c’est flexible.

Ce qu’on suggère ici, c’est d’appliquer la leçon de nos mères : “une place pour chaque chose et chaque chose à sa place”…  en s’assurant que cette place soit écrite pour nos procédures, opérations et tâches!

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Après le retour en présentiel du Festival des harmonies, on a fait un retour sur les grandes leçons apprises dans ce premier événement "en vrai" depuis notre arrivée à la direction et la coordination de l'événement en 2019. Comme on sait que tout arrive toujours pour une raison dans la vie, on présente ces leçons dans une série de 6 épisodes.

À l’image de La Linea, on a fait face à des failles internes dans nos processus qui nous ont fait identifier la nécessité d’implanter des stratégies de gestion des risques. Comme ce petit bonhomme animé, on est arrivées devant la ligne qui s’arrêtait et il a fallu demander au dessinateur de corriger le trajet pour pouvoir continuer!

Dans le vif de l’action (ou dans le confort de l’habitude), un aspect qui est escamoté dans toutes les organisations, c’est l’identification des faiblesses dans nos processus et nos équipes. Tant que ça ne pose pas de problème majeur, plusieurs aspects passent sous le radar et les anciennes façons de faire ne s’adaptent pas nécessairement parfaitement aux nouveaux enjeux, jusqu’à ce que ça accroche!

Respecter les traditions ou réécrire les règles?

Sans faire table rase du passé, tout gestionnaire d’équipe ou de projet doit se poser les questions :

• est-ce qu’on fait ça simplement “parce qu’on l’a toujours fait” ou est-ce encore pertinent?
• quels aspects de la situation pouvaient être prévisibles? quels processus peuvent être modifiés/améliorés pour éviter qu’elle ne se reproduise?

Surtout, surtout : on ne doit pas avoir peur d’être la personne qui lève le drapeau. Quand une situation s’avère [problématique, dangereuse, obsolète, négative], il faut  oser. C’est un devoir de tout gestionnaire d’équipe ou de projet qui en a l’autorité, d’assumer son rôle et dire : c’est terminé. Cette façon de faire ne marche plus! Rester sur le pilote automatique dans une situation qui pose problème, c’est prendre le risque d’aller s’écraser sur un mur…

Oh non, pas une conversation difficile!

Oui, oui, assumer son rôle et nommer le problème, ça peut être inconfortable, mais c’est nécessaire. Et, en fait, c’est souvent seulement dans notre tête que réside le malaise ou le conflit potentiel. Et même si le conflit naissait de cette intervention, il faut se rappeler le principe développé par Gary Zukav, dans Soul Stories, à l’effet que le plein potentiel de l’harmonie ne sera révélé qu’à travers le conflit. (Es-tu comme Claudine et réagis-tu à cette affirmation? Si oui, on t’invite vraiment à lire le livre et faire les visualisations de Gary… peut-être que ton opinion changera toi aussi?)

Si on suit ce principe, donc, notre responsabilité en tant qu’humain est de :

• nommer la situation problématique,
• permettre que l’harmonie atteigne son plein potentiel,
• faire avancer l’organisation (ainsi que les humains impliqués, dont soi-même).

Rappelons-le : la conversation qu’on n’a pas envie d’avoir est souvent celle qui est la plus importante en ce moment. On travaille tous pour le TOUT (le projet, l’événement, l’organisation) envers lequel on a une responsabilité, mais également avec des humains avec qui on doit avoir des conversations, peut-être inconfortables, pour s’aider à évoluer.

Gabby Bernstein nous dit “un obstacle est un détour dans la bonne direction”. Quand on lui fait face, on ne ferme pas les yeux en espérant qu’il disparaisse (déni). On ne s’arrête pas non plus, défaits devant le fait qu’il “bloque la route” (conciliance). On prend acte de sa présence, de ce qu’il nous amène comme émotion/réaction. Et on le contourne (proaction).

On t’invite à la réflexion : rappelle-toi une situation problématique vécue en équipe, où des conversations difficiles ont dû avoir lieu, où le conflit a germé (ou semblé germer) et les apprentissages que vous en avez tirés.

À la suite du retour en présentiel du Festival des harmonies, on a décidé de s’asseoir ensemble et de faire un retour sur les grandes leçons apprises durant la planification et la réalisation de l’événement. Et cela, après 2 éditions à l’arrêt. En plus, on pilotait l’événement « en vrai » pour la première fois depuis notre arrivée à la direction et à la coordination de l’organisation à l’automne 2019. Comme on sait que dans la vie, tout arrive toujours pour une raison, on présente ces leçons dans une série de 6 épisodes.

Constat #1 | Améliorer ses processus et ses façons de faire, c’est encore plus simple et plus efficace si on le fait à mesure. Pas dans 6 mois, pas “après que la poussière retombera”, pas demain. Maintenant. Selon la définition du Ministère de l’Économie et de l’Innovation du Québec, “L'amélioration continue est un mode de gestion favorisant l'adoption d'améliorations graduelles qui s'inscrivent dans une recherche quotidienne d'efficacité et de progrès en faisant appel à la créativité de tous les acteurs de l'organisation.” Voilà : quotidienne, graduelles! 

Rappelons que la pensée design (le design thinking), qu’on adore et qu’on intègre partout, se base sur 5 étapes :

• l’empathie (partir des humains/des usagers, comprendre leurs enjeux, se mettre dans leur peau)
• la définition de la problématique
• l’idéation (générer des idées)
• les prototypes (mise en place de solutions possibles)
• le test (on intègre nos solutions et on voit comment elles règlent la problématique - c’est ici qu’on “fail fast”)
• l’évaluation (notre ajout, parce que c’est un cycle infini qui, suite à cette étape de s’arrêter et se questionner en se reconnectant sur les humains, soit on repart le cycle, soit on déclare la problématique comme étant résolue (du moins pour le moment ;))

La phase des prototypes et des tests est l’endroit parfait pour mettre en pratique notre maxime : “Fait est toujours mieux que parfait”. On sort de la théorie, on teste l’idée simple ou l’idée folle. Au mieux, elle fonctionne. Au pire, elle nous donne plus d’informations sur la problématique et les solutions qui peuvent la régler.

Concrètement, ça peut se traduire dans une organisation ou un événement par :

• la création d’un tableau partagé dans lequel on collige :
  • les informations et problématiques (un genre de “post-mortem”) à mesure que ces informations sont constatées ou reçues (phases empathie et problématique)
  • les solutions envisagées pour les résoudre (phase idéation)
  • la résolution ou non de ces problèmes (avec la solution qui l’a réglée) (phases prototype, test et évaluation).

Un des atouts qu’il faut avoir dans son jeu pour appliquer l’amélioration continue, c’est la flexibilité. La clé, c’est d’adopter une attitude de flexibilité, de plier (au lieu de casser) et d’être dans l’action (en visant le minimum viable, pas la perfection).

Cette pratique renvoie à l’habitude 6 proposée par Stephen Covey (7 habits of the highly effective people) qui est la synergie, la recherche d’une issue gagnant/gagnant par la réécriture des règles (si tu n’as pas déjà dévoré ce livre, c’est un must!).

L’amélioration continue, c’est la mise en pratique de la citation (anonyme) qu’on adore : « Prends des risques! Si tu réussis, tu seras heureuse. Si tu échoues, tu seras sage. »

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Si t’as l’impression de te faire organiser, si tu sens que le vent ne tourne pas de ton bord, si tu sens que les circonstances sont contre toi parfois, on te propose d’adopter la technique du dentiste de Claudine.

La veille de chaque rendez-vous de nettoyage (deux par an, pour contrer une crainte fondée de parodontite il y a quelques années), Claudine reçoit un appel de l’une des secrétaires du cabinet de dentiste. Cet appel vise à confirmer le rendez-vous (et une confirmation est demandée, il faut rappeler!). Qu’est-ce qu’on trouve brillant dans cette technique : l’équipe du dentiste prend soin, elle-même, de ce qui est important pour elle : ne pas laisser une salle vide durant une plage-horaire de la journée du lendemain.

Deux aspects importants se détachent de cette technique :

• Importance | ce qui est important pour toi,
• Responsabilité | celle de prendre soin de toi.

1. Important : ce qui est important pour toi ne l’est pas nécessairement pour les autres. Duh! Ça semble évident dit comme ça… ET POURTANT. Avoue que tu as des élans de frustration dans la journée de “Ben voyons! Qu’est-ce qu’elle a pensé en faisant ça?” ou “Ne voient-ils pas que la priorité c’est X et pas Y”. La réponse : elle a pensé à ses dossiers et non, ils ne voient pas (leur priorité c’est Y en fait)! DONC : ce qui est important pour toi, 1) tu dois le savoir, 2) tu dois lui faire une place dans ton agenda (on le répète souvent, mais c’est parce que c’est vrai!), 3) et tu dois passer à B) prendre la responsabilité de le communiquer autour de toi et de DÉMONTRER que c’est important
2. Responsabilité : prends soin de toi et ne prends CERTAINEMENT PAS pour acquis que ce qui est important pour toi l’est pour l’autre. Permets-toi de le préciser (en réunion d’équipe, dans tes conversations, dans tes courriels de suivi). Permets-toi aussi de demander des suivis, de confirmer que l’invité attendu est vraiment en chemin, n’hésite pas à retourner le lien Zoom de la rencontre du midi en rentrant le matin. Offre ton aide, prends les devants, ouvre la porte pour des commentaires ou des questions, rappelle à tes collègues l’échéance que tu leur a donnée (écrire le mardi pour offrir du soutien pour l’échéance de vendredi…), bref montre le chemin. Au lieu d’être à la merci des éléments, fais tourner le vent de TON bord.

Un petit mot sur l’hésitation que tu pourrais avoir (je vais avoir l’air harcelant.e ou insistant.e) SO WHAT!! Si c’est important (ça doit l’être, on s’entend) et que ça n’arrive pas, il y aura un malaise quand-même (excuses de retard, rush de travail le week-end pour remettre les infos à temps, malaise devant l’absence de la personne et obligation de la remplacer par un animateur médiocre. Aussi bien gérer le malaise immédiatement (et sincèrement, le “harcèlement” que tu perçois, il est seulement dans ta tête).

Si c’est ce qui te manque, la voici : la permission de Marylène et Claudine de remettre ton dossier sur le dessus de la pile. C’est une permission sans limite et sans expiration. Utilise-la quand la situation le requiert, elle t’évitera de la frustration. GARANTI!

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La majorité des formations qu’on a fait nous ont marquées ou transformées. Alors que certaines nous ont profondément déçues  et d’autres nous ont donné envie d’approfondir le sujet, on a identifié les 3 questions importantes à se poser quand vient le temps d’aborder l’inscription à un atelier, une formation, un programme (en personne ou en ligne).

Qui?

Pour nous, cet aspect est hyper important. Connais-tu la personne qui sera le formateur/animateur? Peux-tu déjà consulter des contenus gratuits de cette personne afin de “pogner sa vibe”? Est-ce que cette personne a véritablement une expertise à te partager (pas nécessairement un diplôme de 3e cycle dans le domaine, mais une longueur d’avance sur toi, qui te permettra justement d’avancer.) C’est TELLEMENT important de connecter avec la personne qui te passe son savoir et d'avoir confiance en son expertise et son "autorité" en la matière. L'autre aspect du Qui? concerne les gens qui feront la formation avec toi : est-ce que c'est un atelier sectoriel avec des gens d'un domaine précis duquel tu veux te rapprocher? On a trop souvent participé à des ateliers qui regroupaient des gens peu motivés, obligés d'y être et ayant des appréhensions (parler de commandites avec des intervenants qui ne veulent pas changer leurs façons de faire et qui trouvent que "c'est difficile"... ça vient long... crois-nous!). 

Quoi?

Là on jase de contenu. Sur quoi porte la formation? Ce sujet est pertinent s'il :

- t'inspire, 

- te permettra de régler un problème qui te pèse au quotidien ou 

- ajoutera une corde à ton arc.

Si le contenu de la formation répond à l'un de ces élément : parfait! Go! Si tu connais déjà pas mal tout ce que tu as à savoir sur ce sujet : PASSE À UN AUTRE! Souvent nos gestionnaires préfèrent qu'on s'en tienne à un champs d'expertise et qu'on l'approfondisse... Mais être généraliste et élargir son champs de compétence est une bonne chose. Encore mieux : faire des formations pour découvrir des outils de gestion et d'organisation (du temps, des données) et développer des compétences qui font de nous un humain plus complet... Ça, on adore! Un second aspect du Quoi? est le format (en présence, en ligne, "live" ou différé). Ce format aura un impact direct sur la valeur perçue (la prochaine question).

Combien?

Un principe marketing dit que la valeur du produit est dans l'oeil de celui qui l'achète. On est tout à fait d'accord avec ça! Une formation à 37$ peut avoir plus de valeur pour toi si elle répond exactement à ton besoin qu'une formation à 2500$. Auras-tu accès à ce contenu de façon continue? Auras-tu l'occasion de poser des questions aux formateurs? Pourras-tu créer des liens avec le groupe? Autant de question qui pourront avoir un impact sur la valeur que tu perçois. Au final, la grande question c'est : la part du budget de formation que gruge cette inscription vaut-elle le résultat que je peux attendre de celle-ci. Parlant de budget de formation : si tu n'en as pas déjà un, c'est le temps de le négocier (avec ton.ta gestionnaire / CA / toi-même si tu es entrepreneur.e). Ce budget peut provenir de fonds internes et être bonifié par des subventions locales, régionales ou nationales.

Une fois qu'on a répondu à toutes ces questions, on est en mesure de cliquer sur "M'inscrire" ou de choisir de passer droit sur l'invitation. La formation continue fait partie de prérequis pour la plupart des professions normées par un Ordre (pharmacie, médecine, génie, etc.). Ça n'est pas pour rien : faire de la formation continue permet d'augmenter sa motivation, d'acquérir de nouvelles connaissances, de relever des défis, de rester à jour dans les nouveautés, de devenir plus compétent et, surtout de donner un sens à notre carrière ou notre vie professionnelle.

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On utilise souvent des mots comme efficacité, optimisation et simplification. Mais au-delà des minutes ou des dollars économisés, on a constaté que notre besoin d'optimiser venait d'un besoin réel (et criant) de prendre soin de notre santé mentale.

Après des fichiers Excel qui nous levaient le coeur.

Après des formulaires en pdf à retranscrire.

Après des bénévoles à appeler parce que personne n’avait pris leur courriel.

Après avoir préféré attraper la gastro plutôt que de devoir cliquer sur toutes les petites bulles de commentaires d’un pdf envoyé à 8 personnes.

Notre recherche d’outils et d’optimisation part de la nécessité de prendre soin de nous. Notre santé mentale valait qu’on s’arrête et qu’on modifie nos méthodes. Avec des palpitations pour Claudine et des boutons pour Marylène, on a vu l’impact que certaines parties de notre travail avait sur nous et sur notre santé. C’est pas normal ça!

Personne ne devrait avoir le moral à plat en raison de l’information à gérer au boulot. JAMAIS. Un fichier Excel, c’est inoffensif, on ne devrait pas lui laisser l’emprise sur notre santé mentale. Une boite de courriels ne devrait pas nous donner des maux de ventre.

C’est de là que vient notre recherche de l’efficacité.

Pas pour en faire plus.

Ni même pour faire mieux.

Mais pour être mieux.

Comme le disait le maître bouddhiste Jack Kornfield “Si ta compassion ne t’inclut pas, elle est incomplète.”

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C'est en fouillant dans un cahier de prise de note pour chercher carrément autre chose que Marylène est tombée sur un cadeau inattendu qu'elle avait enfoui bien loin des yeux et des regards. Elle a retrouvé des petites perles de sagesse qu'elle avait écrites après avoir entendues, lues ou carrément qui lui avaient été dites à différents moments dans sa vie. Quand on fait de telles découvertes, c’est toujours bon de se les remémorer, de les écrire sur un post-it ou encore de les partager avec les collègues quand une situation pas trop confortable se présente le bout du nez.

On peut donc voir cela comme de bonnes discussions qu'il peut être bon (voire ultra-bénéfique) d'avoir avec soi-même.  Voici donc les 6 petites perles de sagesse proposées:

• Je dois vendre mon expertise et non mon adrénaline / La théorie du mammouth.
  
• Le stress peut vivre sans moi / Créer un personnage pour faciliter le détachement.
  
• La meilleure décision, c'est celle que je vais prendre / Ne JAMAIS rester entre 2 chaises.
  
• Le plan, ce n’est pas de plan. Oui, mais non ... / La flexibilité avec une structure et une planification.
  
• Plus c’est clair, plus on a le pouvoir sur la situation (du moins ce que l’on peut contrôler) Clarity = Power / Une intention claire apportera toujours des résultats clairs.
  
• On ne va pas pour la perfection, mais pour le progrès / On se donne le droit d’essayer, avec des versions 3-4-5

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Une des choses qu’on ADORE faire, c’est un retour (sur une année, sur un projet, sur une période) en identifiant X choses qui nous surpris, dont on est fières, que l’on retient, etc. C’est une pratique de présence et de gratitude qui fait partie de notre quotidien. Encore plus que faire de tels retours, c’est, parmi ces listes, d’identifier les thèmes, les constantes, les éléments qui reviennent.

En faisant ce genre de retour, Claudine est arrivée un constat : la plupart des “belles” choses qui lui sont arrivées sont liées à une pratique qu’elle a mis en place il y a plusieurs années. Cette pratique c’est :

• Se projeter dans le futur (vision job de rêve, vie de rêve, maison de rêve, voyage de rêve)
• Méditer dans cette vision et
  • Identifier les émotions ressenties
  • Identifier pourquoi ces émotions sont présentes.

C’est un peu comme de l’ingénierie inversée : au-delà de ce qu’on veut voir, toucher, posséder, on identifie comment on se sent dans cette vision de rêve. Cette technique permet deux choses principales :

• d’identifier qu’on est rendus (on reconnaît un sentiment quand on le ressent)
• de décrocher du “produit fini” (la couleur de la maison) et de connecter sur ce qu’on veut vivre/ressentir

Voici l’exercice précis que l’on propose:

• Identifier le “sujet” de la visualisation (relation amoureuse, prochaine étape de carrière, relation avec un proche, voyage de rêve, projet de retraite, prochaines vacances)
• Plonger dans cette vision “idéale” (un bon 5 minutes de visualisation) - idéalement sur une musique instrumentale (on suggère une pièce/playlist de John Barry (ex. Out of Africa, Dances with wolves))
• Sur une feuille de papier, écrire au crayon ou style, une page complète de détails/sentiments/raison
  • Qu’y a-t-il dans cette situation idéale
  • Comment ça te fait te sentir
  • Pourquoi te sens-tu ainsi

(exemple : Dans mon prochain emploi, je dirige une équipe. Ce sont des professionnels qui savent ce qu’ils font et je sens que je suis à ma place, que je suis compétente, que mon rôle est de les soutenir. Je me sens forte, je me sens adéquate, je me sens supportée. Parce que j’ai un CA qui m’appuie et qui gère du stratégique, parce que mes employés sont des adultes sains qui n’entrent pas au bureau comme des enfants à la garderie. Parce que j’ai des conversations authentiques avec eux… tu vois le genre??).

La force d’un tel exercice, c’est de créer des images et d’ancrer des émotions à l’intérieur de nous. Ce sont ces images, ces impressions, ces émotions que l’on reconnaîtra lorsqu’on arrivera devant elles, un peu plus loin sur le parcours. Comme Claudine a dû se rendre à l’évidence (à l’intérieur de la même journée de cet exercice) que son bon ami Pat avait TOUTES les affinités, attitudes, histoires, etc. qu’elle avait listées dans son exercice et qu’elle se devait de changer ses lunettes “amie” pour le regarder sous un jour nouveau.

Ce qu’on ne peut pas te garantir : une manifestation instantanée de la vision que tu développeras. Ce qu’on PEUT te garantir : cette vision existe à l’intérieur de toi, tu peux puiser dans ces images et susciter ces émotions en toi maintenant (pour les reconnaître quand tu les vivras “vraiment”).

C’est puissant comme exercice. Et simple. Et ça marche!

Allez, vas-y!

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Un grande leçon de judo qui s’applique à la vie en général : “quand l’autre pousse, tire, quand l’autre tire, pousse” ou “peu importe la grosseur que tu as, tu peux utiliser la force qui s’oppose à toi pour amener l’autre au tapis”.

Cette leçon (théorique d’abord, puis pratique à souhait jusqu’à en être frustrante) s’est intégrée rapidement pour Claudine lorsqu’elle a fait des cours de judo dans la jeune vingtaine. Son professeur, M. Morrissette, s’amusait à l’envoyer au tapis de façon extrêmement fluide dès qu’elle poussait ou tirait. Mélange d’adrénaline, d’acide lactique et d’orgueil, la leçon est entrée et s’est ancrée en elle au point de s’appliquer partout. Et elle a été grandement utile dans le récent retour en présentiel du Festival des harmonies.

Tout n’était pas fluide. À plusieurs moments dans la préparation, la résistance se présentait (sous la forme d’un fournisseur hésitant, d’un choc de valeurs, d’attentes différentes entre le partenaire et l’organisation). Chaque fois, la leçon de M. Morissette devenait d’actualité : “ils poussent, tire! Ils tirent, pousse! Fais-toi rivière! Vas là où la résistance s’amoindrit!” C’est un peu comme l’expression anglophone (traduction libre) : si la vie te donne des citrons, fais de la limonade!

Et attention : chercher la voie de la moindre résistance, ça ne veut pas dire trouver la première solution facile! Mais c’est de chercher le courant qui va dans la même direction que nous. Entre ramer à contre-courant (résistance) et se laisser porter par la rivière (pousser lorsque l’autre tire), il y a une différence. Tout comme il y en a une avec s’asseoir sur la berge et regarder TikTok (solution facile qui n’apporte pas de résultat).

Et plus on s’ouvre à chercher les gens qui poussent dans la même direction que nous, plus on les trouve. Et plus on est nombreux, plus on attire des gens qui partagent ce même but.

Voici comme tu peux vivre moins de résistance en quatre étapes concrètes, :

• Savoir où tu vas (déterminer si tu pousses ou si tu tires)
• Réagir rapidement aux forces en présence / Tu pousses, ils poussent : passe à un autre appel! /Tu pousses, ils tirent : super, on va dans la même direction! Allons gaiement!
• Parler de ton projet et demander de l’aide
• Te rappeler chaque jours que tu n’as pas à vivre dans la résistance ni à convaincre les autres et qu’une armée d’alliés existe quelque part, il ne te reste qu’à les trouver!

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On te propose de retirer un mot de ton vocabulaire et de ton quotidien : le mot essayer. Parce qu’il te draine de l’énergie, parce que c’est un mot-poubelle qu’on utilise pour se défiler, et parce qu’essayer n’existe pas.

Après qu’une participante lui ait répondu : “Oui, mais j’ai essayé et ça ne marche pas”, Anthony Robbins, dans une conférence qu’il donnait, lui a fait faire un exercice formidable : essayer de soulever une chaise (!). Du moment qu’elle soulevait la chaise il disait : “Non, tu l’as soulevée, je veux seulement que tu essaies”. Alors elle lâchait la chaise et il disait : “Tu n’essaies pas!”. Après quelques échanges de la sorte, la dame (et toute la salle) a alors réalisé : essayer, ça n’existe pas.

Attention : on n’est pas dans la notion de résultat (vouloir atteindre un objectif et ne pas s’y rendre). On est dans la notion de “Faire” ou “Ne pas faire”. D’agir. On est dans l’action.

Parce qu’avant Tony, il y avait aussi Yoda, avec sa grande sagesse, qui disait : “Do or do not, there is no try”.

Notre invitation : transforme les mots que tu utilises et l’émotion qui vient avec eux. Laisse tomber le mot essayer. Fais les choses, produis des résultats (pas besoin de courir partout, ça peut être de réfléchir, de méditer sur un concept, d’échanger). L’important c’est de sortir de derrière le paravent “essayer” et d’assumer : fais-le, même tout croche, même effrayée, même incertaine, mais fais-le. 

Arrête d’essayer.

Ça n'existe pas! C'est une bonne nouvelle non?

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Parce que le meilleur moyen d'apprendre c'est de faire.

Parce que le monde de la culture, du sport, du loisir, du tourisme et du développement local a besoin de gens passionnés.

Parce que si les événements, ça t'a toujours intéressé.e mais que tu n'as pas le "papier" officiel (y'en a pas by the way!).

Parce que ton milieu a besoin de toi, surtout si tu sens l'appel de descendre sur le terrain et de réaliser des [insérer ici ce qui te passionne - galas, spectacles, festivals, concours, défilés, marchés locaux, lancements, rassemblements].

Écoute cet épisode.

La fièvre événementielle, ça ne se guérit pas. Si tu l'as, plonge!

Et à bientôt!

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On t’invite à de la douceur et de la compréhension envers toi.

Lorsque la vie t’invite à ralentir (t’as besoin de sommeil, t’as attrapé un rhume, tu t’es foulé la cheville, ou même t’es juste VRAIMENT tannée cette journée-là), écoute-la! Prends la pause, ne la subis pas!

Quand la vie t’arrête, écoute.

Prends le temps de te reposer.

Donne autant de compréhension et de douceur à toi-même que tu en donnes aux autres (tsé la fin de courriel où tu écris : “Tinquiète, prends ta journée, repose-toi! Prends soin de toi.” adresse-toi-la aussi au besoin!

Accorde-toi au moins autant de bienveillance que tu en accordes aux autres.

L’adage le dit :“Charité bien ordonnée commence par soi-même.”

Et on nous le répète à chaque vol d’avion : il faut mettre son oxygène en premier avant d’aider des autres. Et on comprend pourquoi. Inconscient, même avec toute la bonne volonté, on ne sert à rien!

N’oublie pas.

Ce n’est pas parce qu’on ralentit qu’on arrête.

Ce n’est pas parce qu’on ralentit (ou même qu’on prend une pause) que TOUT arrête.

Parce que tu as choisi de ne plus être “directrice de l’Univers” et que tu as accepté de déléguer et que tu sais t’entourer, le fait d’avoir besoin d’un temps d’arrêt ne cessera pas toutes les activités de ton équipe!

Permets-toi d’avoir besoin de prendre du temps pour toi.

Du temps pour prendre du recul.

Du temps pour voir plus large.

Du temps pour être, en-dehors de ce que tu fais.

Prends le temps que la vie t’offre doucement (parce qu’elle va revenir plus insistante jusqu’à ce que tu le fasses… tu t’en es bien rendu compte non?).

***

Si tu as envie d'outils pour mieux planifier et prendre du recul sans stresser, notre échéancier performant est disponible ici : https://quedessolutions.com/formation-echeancier-performant/.

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Ou donner avant de penser recevoir. Au-delà du principe philosophique, c’est le principe marketing qui nous intéresse ici. On le voit partout (infolettres, promotions, rabais d'introductions de produits), on le fait déjà, mais on aurait avantage à étendre la pratique.

Exemples concrets :

1. Gestion de la restauration dans le Festival des harmonies par coupons

Coupons sont créés et produits par nous, avec les informations complètes de l’édition (dates, prix). Véritable clé-en-main pour le partenaire à qui on demande ce service (paiement simple sans argent). Une seule facture à gérer pour nous, simplicité pour les clients et bénévoles.

Donner avant de penser recevoir veut dire : si c’est moi qui ait besoin de quelque chose de la part d’un partenaire, je m’assure de le définir clairement et de proposer exactement la solution qui me conviendrait (clé-en-main).

1. Plans de partenariat

En plus des partenaires externes à qui on propose les forfaits de visibilité, penser aux fournisseurs “normaux”, aux alliés qui n’apparaissent pas d’emblée comme des commanditaires éventuels, mais qui pourraient bénéficier de la visibilité proposée (fournisseurs, entreprises des membres du CA, entreprises des bénévoles).

1. Consignes aux bénévoles

Ne pas prendre pour acquis que nos bénévoles comprennent l’information relative à notre organisation. Donner des directives claires, à jour, repensées et réfléchies à tous les bénévoles. Et pour les bénévoles de gestion (responsables), reconnaître leur implication dans le cadre d’un souper, collations et repas qui plaisent, gratuités/rabais/produit à l’effigie de l’organisme. Avant d’avoir pris une heure au bénévole, lui avoir donné quelque chose (dont à la base des consignes claires et inspirantes).

Donner avant de prendre.

Donner avant de penser recevoir.

On le fait déjà dans plusieurs secteurs (et c’est bon de s’en inspirer pour d’autres, quand on voit qu’une initiative fonctionne).

On fait tout le contraire dans d’autres (et c’est bon de l’identifier pour s’en détourner). Et pour cause, puisque c’est un changement à faire et qu’il n’est pas toujours le bienvenu dans nos organisations (ah! résistance au changement quand tu nous tiens).

Mais la gratitude, c’est payant! Donner avant de prendre, ça ouvre des portes pour recevoir encore mieux, encore plus. Et ça nous positionne comme une organisation qui sait reconnaître ses gens.

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Oui ou non?

Rien dans nos vies de gestionnaires n’est tout blanc ou tout noir. Cherchons le gris! Sans penser que les courriels pourraient être éliminés de nos vies professionnelles (parce qu’ils ont des aspects positifs!), viser de limiter ceux-ci au strict minimum est un bel objectif.

Pourquoi ça devrait exister?

• Ils s’accumulent souvent à une vitesse plus grande qu’ils peuvent être traités.
• Ils deviennent une charge mentale (j’ai XX courriels non lus).
• Ils constituent la liste des tâches à faire des autres et non la nôtre! (ou plutôt, les gens “dompent” leurs tâches à faire dans notre boîte de réception.
• On ne devrait pas débuter notre journée dans notre boîte de courriel (débutons-la plutôt dans notre échéancier quand on en a un!).
• Ils constituent de la gratification instantanée (mais ça ne fait pas avancer nos dossiers/projets majeurs).
• Pour contrer le “réflexe-courriel”, devenu malsain dans nos organisations.

Ça revient au fond à deux notions importantes  :

• La responsabilité : la responsabilité de chacun pour ses dossiers (garder le petit singe sur la bonne épaule!)
• L’apprentissage : on doit désapprendre le réflexe courriel, on doit apprendre de nouveaux outils pour simplifier notre quotidien

Comment ça peut exister?

Pour les courriels internes, plusieurs outils/applis permettent de diminuer le flux de courriels entre les membres des équipes, dont :

• Un gestionnaire de projets permettra d’éliminer plusieurs courriels superflus (Asana, Monday, etc.).
• Utilisation des “tâches” de plusieurs façons (tâches d’un projet, cartes de coordonnées, liste de documents)
• Possibilité d'interpeller les collègues à partir d’une tâche dans les commentaires (au vu et au su de tous, avec une trace collective des échanges et une suite des versions/commentaires)
• Attention à éliminer les notifications de ces applications (pour éviter d’avoir 2 fois plus de courriels!!!)
• La coordination/suivi de projet peut se faire directement dans l’outil
• Possibilité de dupliquer des projets (d’année en année) et d’avoir les commentaires passés, les pièces jointes, etc.
• Attention : les conversations Teams ont éliminé des courriels, mais n’ont pas amélioré l’efficacité, ni permis aux autres membres des équipes d’avoir accès à l’info!
• L’implantation de tels outils doit permettre de viser la pérennité de l’information
• Une base de données (maison, professionnelle, Airtable)
  • Gestion d’information provenant des équipes et devant faire l’objet de suivis/autorisation (séquence ou étapes) surtout pour les portions qui tombent entre deux logiciels (ex. comptabilité et suivi de projet)

Pour les courriels externes

Pour les questions que l’on reçoit du public ou des usagers, plusieurs options sont disponibles pour limiter les courriels reçus/envoyés, dont :

• FAQ, une foire aux questions performantes
  • Dès qu’une question est soulevée par un usager/client, la noter dans un fichier (Airtable, Google Sheet, votre fichier partagé préféré!)
• SEO, référencement efficace à partir des moteurs de recherche (ex. Google)
  • Plusieurs formations sont disponibles et accessibles à peu de frais
  • Yoast, appli pour le SEO pour tous!
  • Dès qu’une question revient, on doit s’assurer que l’information (si elle est publique) existe sur notre site web et est facilement accessible

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Trop souvent on se laisse emporter par l’objectif à atteindre et on perd de vue tout le plaisir et les leçons qui se trouvent sur le chemin pour s’y rendre. Idem pour les voyages : si on place le bonheur du voyage simplement dans la destination (les lieux à visiter ou l’arrivée sur place), on se prive de moments exceptionnels en chemin. La technique des Roussel-Cordeau pour voyager dans le bonheur : le voyage commence dès la planification. Et appliquer cette technique à notre quotidien professionnel peut transformer la façon dont on vit nos projets.

Alors, comment ça fonctionne? L’aventure commence au moment où on décide de partir. La recherche de la destination (louer des livres à la bibliothèque sur des destinations intéressantes fait partie des hobbies de Claudine!), la comparaison de parcours possibles, la lecture de blogs (du genre 10 choses insolites à faire à [Destination]), le partage avec des collègues/amis ayant déjà visité l’endroit, la connexion avec des professionnels du même domaine à destination (question de tisser des liens outremer!), toutes ces étapes s’intègrent à la préparation du voyage et viennent nourrir celui-ci (on voyage déjà!).

Et comment on transpose le tout professionnellement? On sait d’abord qu’à viser le résultat (la destination), on oublie d’avoir du plaisir et même d’être conscients du moment qui passe. On se concentre sur le livrable, sur notre conception de ce qu’il doit être (et même de comment s’y prendre pour y arriver) et on oublie de profiter du processus.

Prenons l’exemple du rapport annuel. Pour la confection de ce document crucial pour plusieurs organisations impliquent normalement un rush immense où les  échéances sont courtes, qui mobilise toute l’équipe qui doit tout déplacer pour produire un document durant 3 semaines avec photos, témoignages, statistiques, etc.

Appliquer la vision de l’aventure au lieu de la destination transformerait ce chaos en : commencer le lendemain du dépôt du rapport de l’année précédente, en ayant dressé la liste de tous les éléments à obtenir, en cueillant chaque élément au moment où il est généré/créé, en faisant mensuellement une demi-journée de travail sur le document, avec des courriels automatiques de rappel de production quelques semaines/mois avant le dépôt, des suivis avec les graphistes dans Airtable (!) et l’accumulation des photos des événements à la fin de chaque mois déposées dans un dossier partagé. Hmmmm, sens-tu la zénitude?

Pourquoi manquer tout le plaisir de la planification en se concentrant uniquement sur la destination? On élimine volontairement une IMMENSE partie du plaisir!

Et ce voyage (ou ce projet), c’est une oeuvre collective, faite par une équipe responsable de son propre bonheur et de ses livrables. Comme coordination ou direction, ce sera de toute façon beaucoup moins épuisant que d’être responsable de tous les morceaux!

Alors. voici une invitation pour l’application du concept dans la préparation de ton prochain voyage : co-créer l’aventure avec ton équipe ou ta famille, connecter et partager dans la préparation et dans la planification et découvrir les opportunités qui se trouvent sur la route. Et rappelons-nous, co-créer, c’est aussi accepter les idées bizarres ou qui n’auraient pas été ton premier choix. Parce qu’au fond, on le sait “Seul on va plus vite, mais ensemble on va plus loin.”

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La pensée positive (le verre à moitié plein, le soleil qui brille derrière les nuages) est-elle de la psycho-pop à 2 sous? Ces belles phrases nous conviennent quand ça va relativement bien. Mais quand la vie nous rattrape (conflits au travail, problème de santé), c’est facile de se laisser emporter dans un tourbillon qui nous éloigne du bonheur.

Un des chapitres du livre de Michael Singer (The untethered soul / L’âme délivrée) porte sur le bonheur inconditionnel et ce concept a résonné avec nous.

Il le présente comme un choix. Un choix simple : choisir le bonheur, inconditionnellement.

L’auteur présente ce choix comme la voie la plus simple et accessible pour entamer un éveil spirituel (mais surtout comme le meilleur moyen de s’assurer de bien profiter du temps qu’on a sur Terre!).

Alors comment on fait ça? : simplement en décidant que dorénavant, on sera heureux, peu importe les circonstances. Ce choix impose automatiquement d’adopter une nouvelle perspective dès que la première embûche se présente (parce qu’on le sait, elle se présentera!). Afin de ne pas s’écarter de ce bonheur, consciemment choisi, il devient maintenant nécessaire de ne pas seulement réagir aux événements et se laisser porter par la vague des émotions. On y plonge, sans faire fi de ce qu’on ressent, mais en faisant le choix conscient de voir au-delà de la circonstance, à quel point le bonheur peut rester présent (celui d’être en vie, d’être aimé, d’être entouré, d’apprendre, d’avoir la parole, d’avoir un toit, d’avoir un travail, d’avoir la liberté…).

Celui qui s’est défait d’une dépendance a fait ce choix. Peu importe les circonstances, retourner à la dépendance (prendre un verre, fumer, jouer pour l’argent, etc.) n’est pas une possibilité. Le choix est clair, il n’est pas à refaire tous les jours, il suffit de s’appuyer sur celui-ci jusqu’à la prochaine envie (simple à dire… oh combien ardu les premiers jours et semaines, ajoute l’ex-fumeuse en Claudine!).

L’auteur rappelle aussi que le but de notre existence est d’apprendre de nos expériences et d’évoluer en tant que personne. Il ajoute qu’on n’a certainement pas été mis sur terre pour souffrir et que l’on n’aide personne en étant misérable. Peu importe nos croyances philosophiques, les faits demeurent : nous sommes nés et nous mourrons. Tant qu’à avoir ce temps limité devant nous (et avec ce terrain de jeu aussi vaste qu’est notre Univers), il nous suggère alors de faire ce choix, d’être heureux, peu importe les circonstances.

Un truc concret :

• devant un revirement de situation (qui nous éloigne de notre Plan A), établir un Plan B qui est aussi (sinon plus) intéressant, plaisant, exaltant!

Le Plan B permet de changer la perspective, il permet de retrouver un ancrage, de retrouver la responsabilité de son propre bonheur. Il permet de prendre du recul aussi.

Une suggestion pour voir comment le bonheur inconditionnel peut résonner dans ta réalité (c’est le test qu’on a choisi de faire) : faire un audit de tes pensées et de tes émotions durant une semaine. Face aux circonstances de la vie, quelles sont tes réactions, quelles sont tes actions, tes paroles et tes choix. Pose-toi en observateur, sans juger. Qu’est-ce qui te fait dévier de ton bonheur inconditionnel, quelles circonstances te font choisir de te tourner vers l’inquiétude, l’anxiété, la colère?

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Dans une organisation, la gestion de l’information est au coeur des activités (et au coeur de la plupart des problèmes quotidiens vécus). Elles peuvent être répertoriées dans une base de données/CRM professionnels (ProDon, Yapla, Salesforce, HubSpot, etc.) ou autonomes (listes excel, fichiers Airtable). Les informations sur les clients, bénévoles, membres, donateurs, musiciens, employés ou fournisseurs, pour être au service de votre organisation (et non le contraire) doivent être :

• facilement accessibles,
• à jour,
• fiables,
• exactes.

Qu’on ait l’intention de revisiter sa façon de gérer les informations de façon autonome ou accompagnée par des professionnels, deux clés sont indispensables pour y arriver.

1. Inventorier ou cartographier l’information
   1. tout ce que tu détiens
   2. tout ce dont tu as besoin

Le meilleur moyen d’y arriver est de faire un braindump (une vidage de cerveau!). Que ce soit numérique (avec une application comme Miro.com) ou analogue (avec du papier, des post-its et des crayons), l’idée est d’extraire de tes fichiers, de ton cerveau et de tes classeurs TOUTE l’information que tu détiens (dans un secteur précis ex. tes contacts). Quand vient le temps d’évaluer ce dont tu as besoin, ce sera surtout pour prioriser l’utilité de l’information (ce qui doit faire partie des listes/rapports ou non) et l’urgence du traitement (est-ce qu’on intègre cette information immédiatement dans nos listes ou on l’ajoute plus tard, dans une phase subséquente).

2.  Identifier son utilisation

Ici, on veut lister TOUTES les façon dont on a besoin de consulter l’information. C’est là qu’on se questionne sur l’ordre de présentation, les liens entre les données, les formats de présentation. L’exemple des locaux utilisés par le Festival des harmonies en est un bon. Les locaux utilisés sont présentés dans une foule de listes qui donnent une information similaire, mais répondant à des besoins spécifiques :

• locaux selon leur disponibilité par jour;
• locaux avec ensembles qui les occupent;
• locaux avec ensembles, présentés par jour;
• locaux libres (avec la distinction utilisés et non-utilisés)
• locaux réassignés durant l’événement;
• locaux par faculté, avec bénévoles assignés à chaque faculté;
• ensembles en ordre alphabétique avec local assigné;
• locaux par ordre d’arrivée des ensembles;

Les différentes utilisations de l’information se trouvent à plusieurs endroits dans nos organisations et principalement dans les classeurs excel et leurs différents onglets (ou filtres). Bien sûr, quand une organisation a déjà un CRM/base de données, les différents rapports programmés constituent déjà une ressource pour savoir quelles présentations de l’information sont nécessaires. Sonder son équipe et ses fournisseurs quant aux informations nécessaires pour faire leurs tâches ou répondre à nos besoins est également une source non négligeable. Une même information peut être présentée de 2, 5, même 20 façons différentes et chacune est pertinente selon le contexte.

Si penser à faire cet inventaire te donne déjà mal à la tête, sache que même si tu engages une firme spécialisée pour faire le boulot, tu devras identifier et comprendre ce processus. Le programmeur aura beau avoir toute l’expertise du monde, il ne pourra pas deviner la façon dont toi et ton équipe traitez l’information dans un contexte précis, ni les différents besoins particuliers que vous avez dans la façon dont vous consultez vos données.

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Quand on n’est pas entièrement dans le domaine des affaires (par exemple si on est solopreneur à nos heures ou à la tête d’un OBNL), les principes liés au marketing et à la vente peuvent paraître étrangers à notre mission et certains ont même tendance à les éviter à tout prix. Mais c’est une erreur!

Les phases de conversion d’un client nous servent même en-dehors de la vente de produits ou de services. L’exemple du recrutement de bénévoles en est un qui permettra de survoler le processus sans y voir un modèle corporatif ou d’affaires.

Les phases sont :

A) Attirer

Dans cette phase, on traite avec des inconnus. On cherche la notoriété, on veut apparaître sur leur radar. On se demande qui sont les gens qu’on veut rejoindre et ce qu’on veut leur offrir (qui/quoi). Dans notre exemple : des mères de famille cherchant des activités à qui on offrira de venir vivre l’expérience de notre événement en tant que bénévole, idéalement avec leurs grands enfants. Identifier le client idéal (et même créer un véritable persona/avatar de ce client) permettra d’identifier où trouver cette personne et comment la rejoindre. Ce qui nous mène à la seconde phase :

B) Interagir

On veut ici transformer l’inconnu en prospect, on cherche à être considéré comme une option pour lui. C’est le moment de capter l’attention, d’offrir du contenu pertinent afin de recueillir un courriel, un numéro de téléphone, un engagement quelconque de sa part. On débute la relation, on veut séduire, on veut communiquer nos valeurs, notre mission et susciter un engagement afin d’être là au moment où la décision se prendra : quelle activité ferons-nous le week-end du X = du bénévolat dans cet événement!

C) Fidéliser

Après la décision, au moment où le prospect devient un client, c’est le temps de faire de la magie, de faire ce que l’on fait le mieux : donner le service, livrer le produit, faire vivre l’expérience (en fonction bien sûr de sa mission/de son domaine). Au-delà de donner le meilleur service, on veut générer des émotions, qui seront associées à l’expérience vécue pour le bénévole/client/usager. C’est le moment de livrer au-delà des attentes (c’est déjà un excellent moyen de fidéliser son client). Mais on peut pousser plus loin et approfondir la relation, donner encore. C’est ici, après la prestation du service, qu’on doit prendre le temps d’honorer la décision du client, de surpasser ses attentes. Ce peut être aussi simple qu’un message vidéo, un code promo sur un produit d’un partenaire, un rabais sur une prochaine expérience, une bonne nouvelle/anecdote, une recette ou un contenu gratuit récent. Ça n’a pas besoin d’être compliqué, ça doit surtout venir du coeur et toucher celui du bénévole/client/usager.

Ces trois phases, qui transforment des inconnus en prospects, puis en clients, puis en promoteurs, sont à la base du modèle d’affaires traditionnel. C’est la conversion de client sur laquelle se basent les stratégies marketing des petites comme des grandes entreprises. Et ça fonctionne!

Rejeter du revers de la main ces principes parce qu’ils appartenaient à un modèle traditionnel équivaut à jeter le bébé avec l’eau du bain. Ne pas aimer le mot “vente” parce qu’on l’associe à la vente à pression chez un concessionnaire automobile ne devrait pas nous empêcher d’intégrer à nos organisations et nos projets, des principes qui marchent et qui ont fait leurs preuves. Entre des inconnus ou des promoteurs, nous on a fait notre choix ;)

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Si tu te demandes comment savoir si tu as un mandat clair, on a 6 questions qui t’aideront. Le “mandat” dont on parle ici, c’est le mandat-mission-vision qui est l’un des 4 piliers d’une planification d’événements performante avec l’échéancier, le budget et l’organigramme. Les 6 questions (tu les reconnaîtras, on y revient souvent) sont celles de tout bon journaliste : quoi, quand, où, qui, comment, pourquoi?

Le but de se poser ces questions n’est pas tant d’y répondre avec le mandat que tu as en main. Il n’est pas nécessaire que ces informations soient disponibles, c’est surtout de savoir qui a l’autorité de décider des réponses s’il y a lieu et/ou de les modifier au besoin. C’est le tour d’horizon qui permet de comprendre où sont les frontières entre le client/comité/donneur d’ouvrage et l’équipe de planification/réalisation du projet ou de l’événement.

Quoi? : Quel est le projet/événement? Quel est le livrable? Tient-on absolument à un concept précis (ex. soirée bénéfice) ou avons-nous une certaine latitude (ex. “activité” bénéfice, qui peut alors devenir une course, une chasse au trésor, etc.)? Que veut-on atteindre et quand saurons-nous que nous sommes rendus?

Où? : Y a-t-il un lieu déjà déterminé pour ce livrable? Ce lieu est-il précis (une salle déjà réservée, un serveur d’hébergement (pour un projet numérique), doit-il y avoir des éléments hybrides (virtuel et en présence)?

Quand? : Y a-t-il un moment déterminé pour ce livrable? S’agit-il d’une échéance fixe ou avons-nous une certaine marge de manœuvre? Avons-nous de la liberté sur le moment de la journée, la durée exacte?

Comment? Y a-t-il des contraintes ici : nous impose-t-on des rencontres, une structure de suivi? Si le projet/événement a déjà eu lieu, un cahier de charges existe-t-il?

Qui? Y a-t-il des contraintes ici : des membres d’un comité sont-ils imposés sur l’équipe de réalisation? Avons-nous l’obligation de faire affaire avec un fournisseur particulier?

À travers toutes ces questions, on cherche les variables et les constantes. On cherche à dresser une carte géographique du terrain de jeu qui nous est donné. On veut savoir quels sont les éléments imposés et où est notre zone de créativité. Et on veut, à tout prix, éviter d’avancer pour devoir reculer par la suite en apprenant un élément qui aurait pu nous être communiqué au départ.

Oui, il en manque une (très importante!). C’est celle qui permettra de répondre à la portion mission-vision de notre mandat-mission-vision :

Pourquoi? Que veut-on créer? Quelle émotion doivent vivre les personnes qui y prendront part? Pourquoi est-ce notre organisation qui propose ce projet/événement et en quoi celui-ci sert-il la mission de l’organisation? La meilleure représentation de ces réponses sera sous forme de mots-clés (liste, post-its, images, nuage de mots) qui présenteront des émotions, des couleurs, des idées, des verbes d’actions qui puissent inspirer les gens qui travaillent sur le projet.

Suggestion d’exercice pour la détermination du pourquoi (et pour aller chercher les mots-clés auprès des décideurs) : mettre l’équipe (décideurs, comité, équipe de réalisation, etc.) autour d’une table et lancer une visualisation de la fin de l’événement/projet. On guide en quelques phrases les participants avec les yeux fermés dans ce moment post-projet/événement dont le succès a été retentissant. Toutes les attentes ont été surpassées (broder quelques phrases autour de ce succès pour que les gens le voient, le ressente). Qu’entend-on dans les conversations, qu’ont vécu les gens qui ont participé? Quelle été leur transformation? Avec quelle émotion repartent-ils de cette expérience? 

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On t’invite à choisir la douleur maintenant au lieu de la douleur plus tard. Qu’on l’appelle douleur ou inconfort, on parle ici des émotions négatives (colère, honte, anxiété, stress) qu’on ressent face à une situation. Le concept de “vivre la douleur maintenant au lieu de la douleur plus tard”, c’est de prendre conscience que la douleur que l’on évite sur le coup ne sera pas véritablement évitée, mais qu’elle sera simplement retardée (et sans doute déplacée/transformée entre temps).

Un exemple flagrant de ce concept est la sortie de Claudine et son conjoint dans un restaurant qu’on leur avait chaudement recommandé. À l’arrivée des assiettes, la pièce de viande servie était tout sauf un filet mignon et, après tergiversation et malaise, elle a été retournée en cuisine. Inconfort, malaise, serveur qui s’excuse, chef qui vient s’excuser et demande ce qui n’a pas fonctionné, s’ensuivent une série d’échanges inconfortables, mais pertinents. Et puis le chef s’assoit à la table, le resto se vide, le serveur s’ajoute, discussions animées sur la bouffe, sur les humains, sur les malaises, sur l’authenticité. L’expérience finit par une tournée du restaurant, de l’auberge, l’abonnement sur Instagram à l’entreprise de confection de bijoux de la copine du chef et des au revoir chaleureux. Alors que si rien n’avait été dit (comme ça avait déjà été le cas auparavant), un goût amer serait resté dans la bouche des deux amoureux (on ne revient plus ici, c’était mauvais et trop cher, pourquoi est-ce que ça nous est arrivé?, on ne prend plus jamais de filet mignon dans un resto, la prochaine fois on retournera l’assiette si ça arrive… etc.).

Quand on laisse l’inconfort être, quand on se permet de vivre la douleur maintenant, on apprend la leçon qui est devant nous et on évite la douleur plus tard. On évite aussi l’un des regrets les plus répandus auprès de mourants, qui est le fait de ne pas avoir osé (osé dire sa vérité, osé être soi-même, osé vivre la vie qu’on souhaite).

Ce concept, d’accepter la douleur maintenant au lieu de la retarder (parce qu’on ne l’évite pas entièrement), dans un contexte très pratique, peut s’exprimer dans le fait de “commencer avant d’être prêt”. Se permettre d’apprendre en faisant les choses, c’est accepter de plonger dans la douleur maintenant au lieu de la retarder. On finit par se rendre compte qu’on n’est jamais vraiment prêt. Jamais.

Dans les relations, le concept de la douleur maintenant au lieu de la douleur plus tard, s’exprime entre autres dans le feedback et les conversations authentiques. Faire un retour sur la performance d’un subordonné et donner des commentaires authentiques (bons et mauvais) qui permettront de communiquer exactement ton évaluation de la situation, c’est accepter de vivre un inconfort momentané. Et attention : un feedback qui inclut une évaluation “négative” doit être assumé et doit provenir d’attentes claires (n’impose pas tes attentes aux autres si tu n’exprimes pas clairement tes besoins! svp ne sois pas un gestionnaire passif-agressif comme il y en a tant!!). Aussi, comme l’exprime Gary Zukav dans le livre “Soul Stories” la coopération véritable nait d’une certaine friction ou d’un conflit. C’est cette situation “négative” qui permet de s’élever et de révéler le plein potentiel des humains impliqués.

Comme on est devenus intolérants à la douleur dans notre société, on a oublié que certains de nos plus grands apprentissages proviennent d’une situation qui a impliqué douleur ou inconfort. Comme le muscle dans l’exercice physique ou le col de l’utérus au moment des contractions, la douleur est un “passage obligé” dans laquelle il vaut la peine de plonger au lieu d’y résister. Permettons-nous de vivre un inconfort dans l’optique d’apprendre de la situation, de connecter avec les humains présents et d’éviter de simplement la “pelleter vers l’avant”.

Aujourd’hui, on répond à la question : comment on fait pour consommer, intégrer, prioriser et retenir toute l’information qu’on capte et qu’on fait ricocher vers toi? (la sous-question est bien sûr : comment tu peux faire, toi, pour trouver la bonne information et l’apprendre facilement). La réponse hyper courte : en apprenant à apprendre. (C’est un héritage du formidable (et regretté) Sébastien Duchesne, merci mon cher ami).

Dans notre vie de tous les jours, chez Que Des Solutions, apprendre à apprendre, ça se déploie en 4 éléments :

1. L’intuition : C’est la première chose qui guide vers quoi on se tourne, à quoi on s’intéresse. On est à l’écoute des synchronicités, des choses qui reviennent, des “coïncidences”. On écoute la petite voix. On applique l’adage qui dit que “quand l’élève est prêt le maître apparaît”. Plusieurs des outils, stratégies et principes qu’on utilise au quotidien nous ont été livrés “par hasard”, presque “comme par magie”.
2. La curiosité : l’abonnement à des infolettres pertinentes, l’écoute de podcasts sur les sujets qui nous intéressent professionnellement, la participation à des groupes Facebook et l’abonnement à des pages pertinentes Instagram/LinkedIn/Facebook sont nos façon simples de recevoir de l’information pertinente (appuyons sur le mot pertinent). Attention de ne pas être submergée d’information : si tu n’as pas lu les 4-5 derniers courriels de cette source, tu peux te désabonner (et te réabonner quand tu voudras!! c’est TA boite de courriel!!). (Truc : allie ta curiosité à ton intuition, laisse-toi guider par les couleurs, les mots, les émotions, les impressions, les “hasards”.)
3. L’intention d’apprendre pour enseigner/expliquer : le fait d’avoir à vulgariser un concept et d’aborder l’apprentissage en ayant déjà l’intention de le communiquer à quelqu’un d’autre fait qu’on approche une nouvelle matière différemment. On aime bien qu’une nouvelle méthode/stratégie puisse tenir dans une page, avec quelques mots-clés, l’apprendre pour être en mesure de la transmettre en quelques minutes (au moins un survol) à une collègue et l’implanter/la tester rapidement (pour voir si, au-delà de son apparence pertinente, c’est une méthode qu’on veut garder et intégrer dans nos pratiques).
4. Les connexions : on s’assure d’être ouvertes aux connexions, aux adaptations de pratiques provenant d’autres domaines. Dans tout ce qu’on fait (tous), il y a des humains. Il ne faut donc pas s'étonner que les problématiques qu’on vit dans un domaine aient leur parallèle dans d’autres domaines. La solution développée sur la ligne de montage d’une usine peut être la solution qui fonctionnerait au sein de ton organisme communautaire.

Mettre son chapeau d’élève (suivre son intuition, être curieux, apprendre dans l’optique d’expliquer et faire des connexions hors de la boite), c’est aussi aborder la vie autrement. C’est se donner des occasions de dédramatiser le quotidien, en changeant la question pour passer de “pourquoi est-ce que ça m’arrive à moi?” à “qu’est-ce que je peux apprendre de cette situation?”. Aborder la vie avec la volonté d’apprendre, c’est également transformer les “obstacles”, les “erreurs” et les “conflits” en occasions d’apprendre. Et l’autre devient alors notre enseignant (sur nous-mêmes).

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D’abord, précisons de quoi on parle : l’échéancier est un des 4 piliers de la gestion d’événements selon le modèle Que Des Solutions. Un échéancier, c’est quoi : c’est un document (tableur ou base de données) où sont répertoriées par ligne les responsabilités/tâches qui doivent être réalisées par les membres d’une équipe et qui comprennent notamment des précisions par secteur d’activité et par échéance (mois) permettant de classer les tâches selon différents critères.

C’est à ce document que l’équipe se réfère pour savoir quels sont les dossiers sur lesquels les membres doivent travailler. L’échéancier ne contient pas TOUTES les tâches à faire, mais bien les responsabilités/tâches récurrentes qui seront, par la suite, transposées dans un gestionnaire de projet (ex. Asana) ou une bonne vieille liste “to-do” (à éviter selon nous, mais bon!).

Pour qu'il soit réellement performant, l'échéancier doit avoir 8 caractéristiques essentielles. Les voici :

1. Simple (dans le sens de pas complexe, pas compliqué) : il ne faut pas que ce soit compliqué d’y accéder et d’y travailler.
2. Flexible : pas de pdf! On doit pouvoir le mettre à jour et l’ajuster quotidiennement. On doit également, nous-mêmes, être flexibles dans l’exécution des tâches/responsabilités et se permettre de retarder/décaler/devancer au besoin.
3. Des indices : prévoir une case pour noter des détails, indices, liens hypertextes, emplacement de fichiers, notes pour un remplaçant, parce qu'on ne sait jamais ce qui peut nous arriver (et qu'on a tendance à oublier d'une année à l'autre).
4. En équipe svp! : s’ils aident à créer l’échéancier et qu’ils y sont impliqués, les membres de l’équipe voudront utiliser l’échéancier au quotidien. Le fait de créer l’échéancier en équipe permet aussi de voir les dépendances entre les tâches des uns et des autres et à clarifier la répartition du travail.
5. Court, mais précis : trouver les mots les plus précis possibles, sans utiliser des grandes phrases et sans être flou.
6. À dupliquer : on travaille dans l’échéancier courant, mais on prévoit déjà les possibilités pour l’an prochain (soit une copie indépendante ou avec une colonne “pour l’an prochain”)
7. À jour : l’échéancier est un outil quotidien, c’est presqu’un membre de l’équipe. On doit le nourrir et en prendre soin (il nous le rendra bien!).
8. Le plaisir!!!!! : il faut que ce soit plaisant! Trouve du plaisir dans créer et tenir à jour ton outil, une fois qu’il sera en place, le plaisir est garanti puisque le doute et le stress de la to-do-list disparaissent!

Pour obtenir un modèle d’échéancier et une formation sur les divers éléments qui le composent et la façon performante de le compléter, passe sur quedessolutions.com pour cet outil exceptionnel!

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