Productividad y Gestión de Tiempo para Proyectos

En esta parte, te comentaré sobre los otros 4 pasos de mi Planificación Anual que son mucho más prácticos y densos. Acá te dejo los enlaces que mencioné durante el podcast:

Esta es la primera parte de mi actual método de Planificación Anual, los primeros 3 pasos:

1. Categorías a Trabajar

2. Evaluación

3. Objetivos Generales

En la segunda parte hablaré sobre los otros 4 pasos que completan 7.

Después de tomar unos meses para mí, regreso con una entrada que tenía en mente hace tiempito, pero que no quería soltar hasta que estuviera súper segura de que lo que te contaré aquí, funcionó en mí.

En esta entrada te contaré el paso a paso que utilicé para pasar de leer 1 libro en todo el año 2019, a leer 8 libros en el 2020 y finalmente 19 libros en el 2021.

Holaaaaaa, hoy es 1 de diciembre de 2021 y corresponde a la última entrada de este año. Adoro este mes, porque es una época de reinicio en donde hasta las personas que no les gusta planificar comúnmente, lo hacen de alguna u otra manera.

Mi método de planificación anual ha evolucionado y te lo explicaré en esta entrada. Dicho método se compone de 3 grandes etapas.

Los enlaces que menciono en este podcast son:

Holaaaaa! hoy es 1 de noviembre y la entrada de este mes será un poco diferente. Les comparto una entrevista que me hicieron hace unos días, por cuestión de tiempo no enfaticé con ejemplos como suelo hacer en mis entradas, pero igual se las comparto por si la información es de utilidad para ustedes.

Hola a todos, como lo comenté en un video que subí la semana pasada en Instagram, esta entrada del 1 de octubre del año 2021 la dedicaré a compartir preguntas que he recibido y las respuestas que he dado, pues pienso que podrían ser de utilidad para otras personas.

Es importante mencionar que todas mis recomendaciones las hago en base a mi experiencia y a lo que he aprendido en libros a la fecha. Yo sigo aprendiendo cada día y ajustando mis técnicas, así mismo te propongo a que pongas en práctica y decidas que funciona para ti y que no.

Nos escuchamos el primero del próximo mes.

Enlaces complementarios a esta entrada:

Complementando la entrada del mes anterior, en esta te listo las 22 técnicas que mencionan en el libro de Hábitos Atómicos (16 técnicas para incluir un hábito positivo y 6 técnicas para romper con un hábito negativo). Dando ejemplos, tanto propios como del libro, para cada técnica.

Los enlaces que menciono son:

Hace un mes leí un libro que habla sobre Hábitos y al recibir un mensaje de la chica mexicana me dieron ganas de dedicar una entrada a lo que más me resonó de este libro. Dando como siempre ejemplos concretos.

Este libro de llama “Hábitos Atómicos” y fue mi lectura del mes de marzo 2021. Este libro es considerado para muchos el mejor libro sobre hábitos que existe. Por mi parte no he leído tantos libros sobre hábitos como para catalogarlo como el mejor, pero si puedo decirles sin ninguna duda que tiene tanta información valiosa que no me alcanzaría una entrada para resumírselos. No obstante, les comentaré las 3 aprendizajes generales sobre hábitos que más me resonaron y considero son la clave.

Este libro tiene tantas cosas valiosas que en una sola entrada no podría mencionarlas todas. En esta me enfoque a mencionar los tres aprendizajes generales sobre hábitos que más me resonaron. Pero la próxima entrada la dedicaré a resumir todas las técnicas que da el libro para incluir un buen hábito en tu vida y acabar con uno malo, pues más de la mitad del libro son técnicas. Estoy afinando un resumen interesante pero si este tema te interesa mucho, te recomiendo que lo leas, la verdad vale la pena.

Entre los temas que me han escrito al Instagram, que quisieran que tocara en mi blog y podcast, mencionaron al famoso Multitasking. 

No hay nada más productivo que enfocarte en una sola cosa, no hay mejor técnica de gestión de tiempo que esa. Sin embargo, soy consciente que el enfocarse no es tarea fácil. Personalmente lucho conmigo misma para saber que hacer y que no, y en qué momento; pues soy una persona que tiene varios proyectos en paralelo y confieso que muchas veces he confundido el ser polifacética con el ser multitarea.

En esta ocasión quiero hablarles de una actividad realmente recurrente y que debemos gestionar si o si en nuestras vidas. Tarde o temprano debemos ser responsables por nuestra alimentación y muchas veces por la de alguien más.

El alimentarnos es fundamental en nuestra vida e implica varias actividades rutinarias que podrían ser eternas, si no las gestionamos eficientemente, quitándonos tiempo valioso que podríamos utilizar en otras tareas prioritarias.

Y como es de costumbre en todas mis entradas de podcast les comentaré un paso a paso que incluye mi ejemplo concreto.

Feliz Año!!! Hoy es primero de enero y no podía empezar sin decirlo. Espero que estas peculiares fiestas de fin de año hayan tenido el mismo efecto de gratitud en ti, que han tenido en mí.

Quisiera decirles: “relax, en este 2021 todo mejorará” y ojalá así sea… pero la verdad es que muchos iniciamos el año con más incertidumbre que antes; que si hay nuevas cepas, que si algunas vacunas no son tan efectivas, que se demorará no se cuánto para desarrollar la inmunidad colectiva, etc. incluso en Panamá estamos iniciando el año con aumento en casos de coronavirus y cuarentena obligatoria para todos.

La verdad es que hay tantas noticias, rumores y cuentos que a veces hacen más mal que bien, y como estoy consiente de que la incertidumbre que tenemos en este momento afecta enormemente cualquier planificación, así como también tu control emocional que termina afectándolo todo, quiero dedicar esta entrada a las 5 técnicas que yo utilizo para manejar la incertidumbre.

Finalmente se acerca el fin de este año 2020 y la verdad es que cualquier momento del año es bueno para planificarse pero esta época del año trae consigo un significado cultural de reinicio. Un “no sé qué” que te dice que es momento de empezar de nuevo y hacer todas esas cosas que siempre has querido hacer pero que por X o Y razón no has podido.

Por esa razón quiero dedicar esta entrada a enseñarles mi método de planificación anual. Listándoles paso a paso, con mi propio ejemplo del año pasado, cómo aterrizo y divido en pasos chiquititos mis metas. Así como también, que herramienta utilizo para darles seguimiento y control. Ya que sin darles seguimiento, esos planes son como arreglarse para ir a una fiesta pero quedarse en la sala de tu casa mirando el techo.

Les dejo los links que mencioné en esta entrada:

Regresé! Se que estos meses he estado algo ausente, pero he regresado con algo que considero será de ayuda para todas aquellas personas que, como yo; prefieren invertir tiempo en casa para planificar sus vacaciones para luego simplemente disfrutar!

Como algunos que me siguen en Instagram lo saben… hace poco me casé, esa fue una de las razones de mi ausencia, y en conversación con mi esposo, nosotros decidimos no hacer una gran fiesta. Nos enfocamos en invertir parte de nuestros ahorros en celebrar este acontecimiento a nuestra manera… Paseando! Por lo que le metimos alma, vida, corazón y presupuesto a la Luna de Miel. En este Podcast te listaré el paso a paso de cómo lo hicimos.

No te digo que lo planifiques todo y mucho menos que te vayas de vacaciones en blanco y a lo que Dios quiera, para nada! Simplemente, planifica tu tiempo de vacaciones metiendo todo lo que quieres hacer y dejando espacios en blanco cada día, para maravillarte con lo que sea que tengas enfrente. Espero que la plantilla que te doy en esta entrada te funcione para planificar al máximo antes de tu viaje, para que al estar en donde sea que estés sólo disfrutes y no te andes preguntando ¿y ahora qué?

Un proyecto es algo mucho más común de lo que imaginas y la verdad me interesa que este concepto no se vea como algo ingenieril que solo es aplicable para obras grandísimas y complejas. En esta entrada te lo demostraré con un ejemplo cotidiano que estoy segura que has desarrollado antes.

Todos los proyectos tienen las mismas 5 etapas, las cuales muchas veces desarrollamos sin darnos cuenta. Identificar las 5 etapas que componen un proyecto es la clave para plantearlo y ejecutarlo de manera ordenada y exitosa. Dichas etapas son:

1. Formulación. Prácticamente es la lluvia de ideas de donde nace y se toma la decisión de dar inicio a un proyecto.
2. Planificación. Implica la investigación y el orden de lo que se debe hacer, cómo, cuándo, por qué, en qué momento, etc.
3. Ejecución. Accionas lo necesario.
4. Monitoreo y Control. Observas y analizas todo durante la ejecución. Si algo negativo sucede, regresas a la etapa de planificación y modificas lo que necesites.
5. Cierre y Evaluación. Concluyes lo bueno, lo malo y lo feo sobre tu experiencia con el proyecto.

Una de las frases más comunes en una conversación entre amigos siempre es “No puedo hacer eso porque no tengo tiempo” y la verdad puede que esas personas que dicen frases como esa tengan razón, o tal vez puede que no. De cualquier modo, preguntándoles directo y analizando las razones por la cual suelen pensar eso, he llegado a la conclusión de que les falta una visión detallada de en qué están invirtiendo su tiempo.

Para saber en qué estás invirtiendo tu tiempo debes planificarlo y cuando lo haces, hora por hora, puedes llegar a dos conclusiones:

1. Te das cuenta de que quieres hacer más cosas de las que humanamente puedes hacer,
2. Te das cuenta de que no estas siendo productivo.

En cualquiera de los dos escenarios debes tomar acciones que te harán sentir que tienes el control de tu tiempo.

Lo que te propongo hacer para diagnosticar en cual escenario estás, es tomar una hoja de rayas o tu agenda, escribir en los renglones cada hora del día de una semana y llenar cada renglón con lo que para ti sería un día de rutina ideal. En este ejercicio debes incluir actividades de todas las categorías que tengas en tu vida.

Conoces la “Matriz de Eisenhower”? 

He escuchado a muchas personas decir cosas como, “otra reunión… que pereza, como si no tuviera cosas que hacer”, y la verdad es que las entiendo, por que muy pocas personas que lideran reuniones utilizan alguna metodología o procedimiento que acorte el tiempo a lo mínimo y termine convirtiendo esa reunión en una inversión productiva de tu tiempo laboral, en vez de una perdida de él.

Soy administradora de contratos y llevo un par de años liderando reuniones, desde  muy cortas y sencillas, a reuniones complejas de seguimiento de compromisos contractuales. Y como podrás imaginarte, pasé mucho tiempo trabajando “horas extras” (que ya sabemos que de extras no tienen nada, porque no son remuneradas), como consecuencia de no ser partícipe de reuniones eficientes.

Poco a poco fui identificando muchas situaciones y cosas por mejorar, por lo que fui haciendo mi lista de buenas prácticas en reuniones para que se hicieran en menor tiempo. 

Por que estoy consciente de que no todos tenemos tiempo para leer, he decidido compartir los artículos que publico en mi página web en formato de audio a través de este podcast,  para que puedas escucharlos mientras manejas, limpias la casa, cocinas o haces cualquier que sea esa actividad cotidiana en tu día a día.

Independientemente de cual sea tu profesión, desarrollaras diferentes proyectos a lo largo de tu vida… Es más, tu vida por si sola es el proyecto más grande e importante que desarrollarás. Y para tener claridad y ejecutar con éxito todos los proyectos que se te presenten, necesitas planificar y gestionar tu tiempo. Ya sea para ese evento que quieres hacer, aquel procedimiento que tu jefe te dio la oportunidad de implementar, esa cena que organizarás para tu familia, el viaje de ensueño que harás en tus próximas vacaciones o cualquier objetivo que te plantees.

Todo en esta vida requiere planificación! y para eso estoy yo aquí, para darte tips y consejos que te ayuden a planificar el recurso más importante que tienes… Tu Tiempo